После поступления товара в главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1) и нажмите кнопку или Ctrl+2 (Рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

С 2018 года в Российской Федерации постепенно вводится маркировка товаров (как лекарственных препаратов, так и прочих товаров, которые обычно продаются в аптеках:  биологически активных добавок (БАД), медицинских изделий, антисептиков и дезинфицирующих средств, упакованной воды, соков, косметики и парфюмерии и др). На маркированные товары наносится специальный знак - код маркировки (Рис. 3), который должен быть отсканирован при приёмке, при продаже и при перемещении товара.

Рис. 3

В программе "Аптека56" номера приходных документов, которые содержат маркированные товары, выделены жёлтым цветом, в столбце Поставщик/Признаки у таких накладных есть признак "МДЛП" для маркированных лекарственных препаратов или "Маркировка" для нелекаственных маркированных товаров (Рис. 4, Рис.5):  

Рис. 4

Рис. 5

У приходных документов, которые не содержат маркированные товары, номер документа не выделяется, признаки "МДЛП" или "Маркировка" не установлены (Рис. 6):

Рис. 6

Порядок действий:

1. Если в приходном документе нет маркированных товаров (Рис. 6), проверьте соответствие количества и номенклатуры полученного товара приходному документу, сверьте серии и сроки годности товаров. При необходимости войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, и внесите изменения. Если не заполнены штрихкоды, их можно отсканировать в соответствующую колонку. Если всё соответствует, закройте приходный документ. 

2. Если в приходном документе есть маркированные товары (Рис. 5), проверьте соответствие количества и номенклатуры полученного товара приходному документу, сверьте серии и сроки годности товаров. При необходимости войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и внесите изменения. Если не заполнены штрихкоды, их можно отсканировать в соответствующую колонку. Если всё соответствует, закройте приходный документ.

Нажав кнопку "Маркировка"  или Ctrl+F3, отсканируйте коды маркировки для всех маркированных товаров (Рис. 7): 

Рис. 7

Для корректной работы программы должна быть заполнена колонка "GTIN".

Нажав кнопку "Проверка КМ"   , проверьте соответствие отсканированных данных данным Честного Знака (ЧЗ) (Рис. 8). Если есть некритичные расхождения (например, не соответствует номер серии или срок годности товара), за истину принимаются данные ЧЗ. Если есть критичные ошибки (например, брак серий или товар эмитирован), дальнейшая работа с таким товаром блокируется, товар подлежит возврату поставщику.

Рис. 8

Если есть ошибки или недопоставка товара,  нажав кнопку  "Возврат поставщику недостающих/некорректных упаковок"   , сформируйте документ возврата (подробнее см. раздел Возврат товара поставщику).

По окончании работы с кодами маркировки закройте окно сканирования.

Подробнее о работе с маркированным товаром см. раздел Маркировка товара.

3. Распечатайте, при необходимости, следующие печатные формы:

• Акт прихода товара
• Накладная внутреннего перемещения
• Протокол согласования цен на ЖНВЛП
• Расход по документу
• Содержимое документа

Подробнее см. раздел Печать документов А4.

4. Распечатайте ярлыки (ценники для витрины, внутренние штрих-коды, стеллажные карточки). Подробнее см. раздел Печать ярлыков.

5. Нажав кнопку "Перевести в следующее состояние" или F9, переведите приходный документ в состояние "Получено" . Состояние «Получено» означает, что товар принят, появился на остатках, готов к дальнейшему движению (перемещению, продаже, списанию и т.п.). Подробнее см. раздел Приходные документы в состоянии "Получено".

Для мест хранения товара существует специальный справочник, который можно посмотреть, выбрав пункт меню Справочники/Служебные/Адреса хранения (Рис. 1):

Рис. 1

Справочник имеет вид, показанный на Рис. 2:

Рис. 2

Чтобы добавить новый адрес хранения, нужно войти в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, добавить строку, нажав кнопку  или Insert, заполнить все параметры и выйти с сохранением .

Чтобы посмотреть товары, которые хранятся по данному адресу хранения, нужно нажать кнопку "Товары"  или F3 .

Чтобы сменить место хранения, в справочнике адресов хранения скопируйте условное обозначение адреса хранения, «галочками» выберите нужные препараты, нажмите кнопку  или F6 (Рис. 3) и в появившемся окне введите новый адрес хранения (Рис. 4):

Рис. 3

Рис. 4

Чтобы добавить препараты в выбранное место хранения, нужно войти в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, добавить строку, нажав кнопку  или Insert, в открывшемся окне выбрать нужные товары и нажать кнопку «Добавить отмеченные»  или F5 (Рис. 5):

Рис. 5

Привязанный товар теперь можно увидеть, если нажать кнопку  или F3 по нужному месту хранения, и при добавлении товара столбец «Другие места хранения» для данного товара будет заполнен (Рис. 6):

Рис. 6

Также адреса хранения будут отражаться на складе и в справочнике товаров (Рис. 7 и Рис. 8), и, при соответствующих настройках, при выборе товара для продажи в кассовом терминале (Рис. 9).

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

После получения приходной накладной, пока она находится в состоянии "Временные" ( первый ключ), необходимо сформировать розничные цены по позициям накладной – провести ценообразование документа.

В программе предусмотрены 3 способа ценообразования:

1. Ручной способ установки ценообразования для каждой позиции товара.
2. Установка цен по фиксированному проценту наценки по товарам документа.
3. Установка ценообразования по схеме (рекомендуемый способ).

Внимание! Если в приходном документе есть товарные позиции с неустановленной розничной ценой, в состояние "Ожидаемое" ( второй ключ) он не переведется.

В лог-файле будет выведено соответствующее сообщение (Рис. 1):

Рис. 1

Розничную цену невозможно установить для непривязанных позиций в документе (Рис. 2). 

Рис. 2

В этой ситуации сделайте привязку кодов (см. раздел Привязка кодов товара к Единому справочнику), и только после этого проводите ценообразование документа.

Изменение цены запрещено в приходных документах с комиссионным товаром (интернет-заказы). В таких документах  розничные цены уже установлены и изменению не подлежат. При попытке изменить цены в интернет-заказах будет выведено соответствующее предупреждение (Рис. 3):

Рис. 3

У приходных документов с комиссионным товаром в колонке "Признаки" установлен признак "Комиссия" и в колонке "Комментарий" указан номер интернет-заказа, сайт и телефон получателя (Рис. 4)

Рис. 4

Привязка кодов товара – это функция, которая проверяет соответствие наименований товаров приходной накладной и внутреннего единого справочника (ЕС) товаров программы и позволяет, в случае необходимости, установить связь между ними, т.е. привязать товар.

Сам справочник используется для стандартизации наименований товара и производителя, которые у разных поставщиков могут быть разными. Подобная стандартизация позволит избежать пересортицы и задвоения товара.

Например, ЦИНК ХЕЛАТ N200 ТАБЛ П/О ПО 0,5Г/БЛИСТЕР [ЭВАЛАР] и ЦИНК ХЕЛАТ ТАБ П/О Х200 [ЭВАЛАР] – это одно и то же. Вариантов написания может быть много, но в ЕС это будет одна строка. Такой подход резко уменьшает количество препаратов, требующих привязки кодов товара в приходных документах.

Если в приходной накладной есть непривязанный товар, количество таких позиций отображено в форме списка накладных и подсвечено красным цветом в колонке Позиций/Непривязанных (Рис. 1, стрелка 1):

Рис. 1

Привязка кодов товара к товарам из ЕС

Для того чтобы привязать товар, установите курсор на приходный документ и нажмите кнопку «Привязка кодов товара»  или F5 на панели меню (Рис. 1, стрелка 2). Можно делать привязку сразу по нескольким документам. Для этого отметьте документы с непривязанными позициями «галочками» в крайней левой колонке.

Откроется окно привязки товара (Рис. 2). Визуально оно делится на 3 раздела:

1. Наименование, производитель и штрих-код непривязанного товара из приходного документа. Наименования указаны так, как записаны в приходном документе (Рис. 2, верхняя половина)
2. Справочник товаров ЕС. Программа автоматически подбирает наиболее подходящие наименования товаров из ЕС (Рис. 2, левая нижняя часть)
3. Справочник производителей ЕС. Программа автоматически подбирает наиболее подходящие наименования производителей из ЕС (Рис. 2, правая нижняя часть).

Рис. 2

Если штрих-код непривязанного товара (Рис. 2, стрелка. 1) совпадает со штрих-кодом уже имеющегося в едином справочнике товара, то в диалоговом окне будет предложено установить соответствие. При этом в разделах 2 и 3 курсор будет установлен на товар, со штрих-кодом которого совпал штрих-код непривязанного товара, и на его производителя (Рис. 2, стрелки 2 и 3).

Нажмите «Да», если уверены, что соответствие верное (Рис. 2, стрелка 4). Если соответствие не верно – нажмите «Нет» (Рис. 2, стрелка 5) и сделайте подбор наименования и производителя вручную. Самые подходящие из них находятся в верхних строках разделов 2 и 3.

Внимательно сравнивайте наименование, дозировку и производителя нового и имеющегося в ЕС товара. Не нажимайте «Да» автоматически!!!

Для подбора вручную установите курсор на наименование товара в разделе 2 и производителя в разделе 3, убедитесь еще раз, что форма выпуска, дозировка, вложение товара совпадает с предложенным из ЕС, и нажмите кнопку «Привязать товар»  или F5. Привязка товара выполнена. Строка с наименованием привязанного товара в разделе 1 подсветится зеленым цветом (Рис. 3, стрелка 3).

Обратите внимание, что соответствие строк в разделе 2 и 3 (наименование и производитель ЕС) - независимые. Например, для непривязанной позиции на Рис. 2 подходящее наименование товара ЕС находится в 7 строке раздела 2, а подходящее наименование производителя ЕС – в первой строке раздела 3 (Рис. 2, стрелки 2 и 3). Т.е. подходящие наименование и производитель не обязательно должны находиться на уровне одной строки.

Если непривязанных товаров в приходной накладной несколько, выполните подбор наименования и производителя из ЕС для каждого из них.

Если предложенные в разделах 2 и 3 варианты не подходят, то создайте новое наименование товара и/или производителя соответствующими кнопками (Рис. 3, стрелки 1 и 2):

Рис. 3

Подробнее см. разделы:

• Создание нового товара в ЕС
• Создание нового производителя в ЕС
• Полезные кнопки окна сопоставления кодов товара
• Товар к ЕС привязан неверно

По окончании привязки закройте раздел. При условии совпадения менее 95% привязанных товаров с товарами в ЕС программа запросит подтверждение произведенной привязки (Рис. 4). Если привязка проведена правильно – нажмите «Да», если не правильно – нажмите «Нет» и повторите процесс привязки товара по отмененным позициям заново.

Рис. 4

Когда привязка товара к справочнику будет завершена, можно переходить к следующему этапу работы с приходным документом.

Чтобы увидеть приходные документы в состоянии "Получено", в главном меню перейдите раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1) и нажмите кнопку или Ctrl+3 (Рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Товары в приходных документах в состоянии "Получено"  доступны к дальнейшему движению: их можно переместить, продать, списать, переоценить, вернуть поставщику и т.д.

Для работы с приходными документами в состоянии "Получено" необходимо изучить следующие разделы:

• Порядок действий для приходных документов в состоянии "Получено"
• Полезные кнопки приходного документа в состоянии "Получено"
• Печать документов и ярлыков

Для приходных документов в состоянии "Получено"  можно распечатать ярлыки и следующие печатные формы:

• Акт прихода товара
• Накладная внутреннего перемещения
• Протокол согласования цен на ЖНВЛП
• Расход по документу
• Содержимое документа

Товар из приходных документов в состоянии "Ожидаемое"  или ещё не получен от поставщика, или получен, но ещё не оприходован. Такой товар уже виден на складе  (Рис. 1) и в кассовом терминале (Рис. 2) в состоянии "Ожидаемое" , но не может быть продан или передан в другой аптечный пункт.

Рис. 1

Рис. 2

Чтобы увидеть приходные документы в состоянии "Ожидаемое", в главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы  (Рис. 3) и нажмите кнопку   или Ctrl+2 (Рис. 4).

Рис. 3

Рис. 4

Для работы с приходными документами в состоянии "Ожидаемое" необходимо изучить следующие разделы:

• Порядок действий для приходных документов в состоянии "Ожидаемое"
• Полезные кнопки приходного документа в состоянии "Ожидаемое"
• Проверка брака серий
• Маркировка товара
• Возврат товара поставщику
• Печать документов и ярлыков

Для приходных документов в состоянии "Ожидаемое"  можно распечатать ярлыки и следующие печатные формы:

• Акт прихода товара
• Накладная внутреннего перемещения
• Протокол согласования цен на ЖНВЛП
• Расход по документу
• Содержимое документа

Открыть приходный документ в состоянии "Временные"  можно двойным щелчком левой кнопки мыши по документу или нажатием кнопки "Содержимое документа" (F3). В открывшемся окне для удобства работы пользователей программы размещены следующие функциональные кнопки (Рис. 1):

Рис. 1

Стоя на нужной позиции или отобрав необходимые препараты с помощью "галочек" или кнопок множественного выбора , можно:

(F9) – задать новый % наценки (см. раздел Установка цен по фиксированному проценту наценки)

 – задать новый % наценки по схеме (см. раздел Установка ценообразования по схеме)

 - пересчитать сумму документа в ценах поставщика (например, при удалении ненужных строк документа или коррекции цены)

 (F3) – исправить группу товаров в справочнике товаров (см. раздел Признаки товара)

 - проверить ЖНВЛП на сайте Росминздрава  и, при необходимости, исправить штрих-код и/или зарегистрированную цену 

 (см. раздел «Установка/исправление цены реестра»)

Если при нажатии кнопки  сайт не открывается, обратитесь в техподдержку.

 - изменить признаки товаров (предоставление скидки, ПКУ, весовой) в справочнике товаров (см. раздел Признаки товара)

 - разделить строку (позволяет исправить ошибки в приходных документах)

Например, в приходном документе указана только одна серия товара (одной строкой), а фактически пришёл товар двух разных серий. Делите строку на две части, указывая количество товара, которое необходимо отсоединить, и во второй строке исправляете серию.

 (Ctrl+F5) – переход в справочник "Склад" (автоматически будет выбран товар, на котором стоит курсор)

 (F6) – поиск проблемных позиций

- поиск регионального номера на сайте Фармкомитета (не актуально)

- поиск серии на сайте Фармкомитета (не актуально)

 - поиск ЖНВЛП на сайте Росминздрава

 (F5) – поиск товара в других подразделениях

 - добавить товары в список (см. раздел Списки товаров)

 - умножает выбранную цену на заданный коэффициент

Для выбранного товара укажите цену, которую нужно изменить (Рис. 2), а затем укажите коэффициент, на который нужно умножить выбранную цену (Рис. 3)

Рис. 2

Рис. 3

 - изменить цену поставщика (Рис. 4)

Рис. 4

После изменения цены поставщика не забудьте пересчитать сумму документа в ценах поставщика.

 (F8) - убрать привязку

Если Вы заметили, что товар у поставщика не соответствует товару в Едином справочнике (привязался неверно), уберите привязку, нажав  или F8 (Рис. 5), и привяжите товар правильно (см. раздел Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС)).

Рис. 5

Порядок действий для приходных документов в состоянии "Временные":

1. В главном меню выберите раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1):

Рис. 1

Автоматически откроется раздел приходных документов в состоянии "Временные" ( первый ключ) (Рис. 3, стрелка 1).

Если раздел Приход/Приходные документы был открыт ранее, нажмите кнопку "Временные"  или Ctrl+1 (Рис. 2):

Рис. 2

2. Проверьте наличие товаров, непривязанных к Единому справочнику (ЕС) (Рис. 3, стрелка 2). Если в документе есть непривязанные товары (они подсвечиваются красным цветом), необходимо выполнить привязку (см. раздел Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС)).

Рис. 3

Если привязка товара выполнена неверно (см. раздел Товар к ЕС привязан неверно) или возникают сложности с привязкой товара, обратитесь в техподдержку.

3. Проверьте наценку и, при необходимости, скорректируйте розничные цены (Рис. 3, стрелка 3) (см. раздел Ценообразование). Розничные цены интернет-заказов корректировке не подлежат.

Внимание! Если в документе есть товарные позиции с неустановленной розничной ценой, в состояние "Ожидаемое" ( второй ключ) он не переведется!

В лог-файле будет выведено соответствующее сообщение (Рис. 4):

Рис. 4

4. Если у Вас несколько аптек, проверьте получателя и, при необходимости, с помощью кнопки  выберите подразделение, для которого предназначен товар.

5. Нажав кнопку "Перевести в следующее состояние"  или F9, переведите документ в состояние "Ожидаемое" (Рис. 3, стрелка 4). В состоянии «Ожидаемое» ( второй ключ) находятся документы, товар по которым загружен на склад, но еще не оприходован (подробнее см. раздел Приходные документы в состоянии "Ожидаемое").

6. Любой товар можно привязать к месту хранения (см. раздел Привязка товара к местам хранения). При переводе документа из состояния "Временные"  в состояние "Ожидаемое"  для товара, не привязанного к местам хранения, в лог-окне высветится ошибка (Рис. 5), но документ будет переведён. Нажав на выделенный голубым цветом и подчёркнутый (ссылка) номер документа, товар можно привязать к местам хранения. Это можно сделать позже или вообще не делать, программа это допускает.

Рис. 5

Для приходных документов в состоянии «Временные»  можно распечатать документ Приход товара по счёту-фактуре.

В состоянии «Временные» находятся документы, загруженные в программу, но не оказывающие влияния на остатки склада. Чтобы увидеть такие документы, в Главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1):

Рис. 1

Автоматически откроется раздел приходных документов в состоянии "Временные" ( первый ключ) (Рис. 2):

Рис. 2

Все вновь загруженные приходные документы отражаются в этом разделе. Также здесь можно создать приходный документ вручную. Подробнее см. раздел Загрузка и создание приходных документов.

Для работы с приходными документами в состоянии "Временные" необходимо изучить следующие разделы:

• Порядок действий для приходных документов в состоянии "Временные"
• Полезные кнопки приходных документов в состоянии "Временные"
• Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС)
• Ценообразование
• Привязка товара к местам хранения

Без привязки кодов товара к Единому справочнику и без проведения ценообразования (установки розничных цен) дальнейшая работа с приходным документом (перевод в состояние "Ожидаемое" ) невозможна.

Для приходных документов в разделах Приход/Приходные документы/Ожидаемое ( второй ключ) или Получено ( третий ключ) можно распечатать Содержимое документа (Рис. 1):

Рис. 1

Чтобы распечатать данную форму, установите курсор на нужный приходный документ, нажмите стрелку рядом с кнопкой печати и из выпадающего списка выберите «Содержимое документа» (Рис. 2):

Рис. 2