Для удобства поиска и привязки соответствующего товара из Единого справочника (ЕС) в окне сопоставления кодов товара расположены следующие функциональные кнопки (Рис. 1):

Рис. 1

 - поиск в интернет-справочниках лекарственных препаратов VIDAL, РЛС и ГРЛС.

Если поиск в интернет-справочниках не работает - обратитесь в техподдержку.

 (Shift+F7) - поиск по штрих-коду.

 - автопоиск (используется по умолчанию). Если хотите проводить поиск вручную – отожмите данную кнопку.

 (F7) – полный поиск (по штрих-коду, наименованию и производителю).

 (Alt+F7) – поиск по привязанным наименованиям.

 (F4) – показать привязанные товары. Выводится полный список товаров из прайсов поставщиков, привязанных к данному препарату в ЕС (Рис. 2):

Рис. 2

 - поиск в документе позиций с текущим штрих-кодом.

 - фильтр по наименованию.

 - переход между привязанными позициями.

 (F5) - привязать товар.

 (F2) – добавить новое наименование.

 (F3) – добавить нового производителя.

 (F6) – изменить товар.

 - изменить наименование товара в ЕС.

 - изменить наименование производителя в ЕС.

 - изменить привязку производителя в ЕС.

 (F9) – обновление справочников.

 - настройки совпадения (Рис. 3):

Рис. 3

Большинство кнопок доступно пользователю с правами "Администратор".

Если при привязке товара произошла ошибка (например, совпал штрих-код у разных товаров или был вручную неправильно подобран товар), то для документов в состоянии «Ожидаемые»   или «Получено»  нужно открыть нужный документ, войти в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, и нажать кнопку «Изменить привязку»  (Рис. 1):

Рис. 1

Исправьте привязку товара, выбрав более подходящий вариант из ЕС (см. раздел Привязка кодов товара к Единому справочнику). При этом можно использовать Полезные кнопки окна сопоставления кодов товара.

Если такого товара в ЕС нет – создайте новый товар (см. раздел Создание нового товара в ЕС) и привяжите его.

Некоторые позиции может исправить только администратор. В этом случае программа выведет сообщение (Рис. 2):

Рис. 2

Нажмите «Да» и отправьте сообщение в техподдержку (Рис. 3):

Рис. 3

На следующий день зайдите в приходный документ, поставьте курсор на нужную позицию, войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и нажмите кнопку «Изменить привязку» . Если ошибка привязки товара исправлена, появится соответствующее сообщение. Иначе позвоните в техподдержку и сообщите о проблеме.

Для создания нового производителя в Едином справочнике (ЕС) нажмите кнопку «Добавить нового производителя»  или F3 (Рис. 1, стрелка 2). 

Рис. 1

В диалоговом окне введите наименование нового производителя и нажмите ОК (Рис. 2):

Рис. 2

Форму собственности желательно не вводить (в примере на Рис. 2 достаточно набрать Усолье-Сибирский химфармзавод, без АО).

После создания нового товара и/или производителя новые позиции появятся в разделах 2 и 3 окна привязки (Рис. 3), их нужно выбрать и нажать кнопку «Привязать товар» или F5. Привязка товара выполнена. Строка с наименованием привязанного товара в разделе 1 подсветится зеленым цветом (Рис. 1, стрелка 3).

Рис. 3

Для создания нового товара в Едином справочнике (ЕС) нажмите кнопку «Добавить новое наименование»       или F2 (Рис 1, стрелка 1):

Рис. 1

В диалоговом окне введите наименование нового товара, выберите единицу измерения, установите необходимые признаки (Рис. 2):

Рис. 2

Наименование товара (Рис. 2, стрелка 1): введите наименование нового товара согласно установленной для всех товаров ЕС последовательности: наименование, дозировка, упаковка, количество в упаковке (указывается через Хn, где n-количество в упаковке, например Х5, Х10 и т.п.). При создании используйте сокращения, принятые в ЕС (см. аналогичный товар).

Внимание! Максимальное количество символов, допустимое в наименовании товара – 80 (Рис. 2, стрелка 3). Если кол-во символов превысило 80 (Рис. 2, стрелка 2), цвет шрифта изменится на красный – уменьшите число символов за счет сокращения или удаления ненужной информации.

Отдел (Рис. 2, стрелка 4): укажите для закрепления товара за конкретным отделом, если в аптеке используется несколько отделов для продажи товаров. В таком случае товар будет проведен по кассе с указанным отделом, с последующим разделением выручки в кассовых отчетах. Отделы аптеки настраиваются при помощи техподдержки.

Единица измерения (Рис. 2, стрелка 5): выберите единицу измерения товара.

Весовой (Рис. 2, стрелка 6): этот признак необходимо установить, если товар отпускается как весовой или в литраже (порошок, спирт и т.д.). Используется для производственных аптек. 

Признаки (Рис. 2, стрелка 7): отметьте «галочками» необходимые признаки – товарные категории принадлежности товара. Можно отметить несколько признаков.

После установки необходимых реквизитов нового товара нажмите ОК для завершения создания товара (Рис. 2, стрелка 8).

При необходимости создайте нового производителя в ЕС.

После создания нового товара и/или производителя новые позиции появятся в разделах 2 и 3 окна привязки (Рис. 3), их нужно выбрать и нажать кнопку «Привязать товар»  или F5. Привязка товара выполнена. Строка с наименованием привязанного товара в разделе 1 подсветится зеленым цветом (Рис. 1, стрелка 3).

Рис. 3

Открыть приходный документ в состоянии "Получено"  можно двойным щелчком левой кнопки мыши по документу или нажатием кнопки "Содержимое документа" (F3). В открывшемся окне для удобства работы пользователей программы размещены следующие функциональные кнопки (Рис. 1):

Рис. 1

Кнопки и их функции аналогичны полезным кнопкам приходного документа в состоянии "Ожидаемое" , но имеют некоторые ограничения. К примеру, разделить позицию   для маркированного товара не получится. Сначала нужно отвязать коды маркировки и отсканировать их заново, однако они уже отправлены в Честный Знак (ЧЗ). Что-то исправить может только пользователь с правами "Администратор".

Желательно все ошибки, допущенные при приёмке товара, исправить до перевода приходного документа в состояние "Получено" . Если возникли проблемы - обратитесь в техподдержку.

Открыть приходный документ в состоянии "Ожидаемое"  можно двойным щелчком левой кнопки мыши по документу или нажатием кнопки "Содержимое документа" (F3). В открывшемся окне для удобства работы пользователей программы размещены следующие функциональные кнопки (Рис. 1):

Рис. 1

Стоя на нужной позиции или, при необходимости, отобрав препараты с помощью "галочек" или кнопок множественного выбора , можно:

 (Ctrl+F5) - перейти на склад (автоматически будет выбран товар, на котором стоит курсор в приходном документе)

 (F3) - открыть окно кодов маркировки маркированных товаров, содержащихся в приходном документе

 (Alt+F5) - перейти в реестр маркированных товаров

Если коды маркировки уже отсканированы, автоматически будет установлен фильтр по товару, на котором стоит курсор в приходном документе. Если коды маркировки ещё не отсканированы, выборка будет пустой.

 (F9) - наценить отмеченные позиции на определённый процент (Рис. 2)

Рис. 2

 - редактировать/смотреть причину возврата (не актуально)

 - разделить текущую позицию

Данная функция используется, если в партии товара есть какие-то различия (производитель, серия, срок годности, маркировка, цена и т.д.), а в приходном документе они не отражены. Например, согласно документу поставщика поступила АЦЕТИЛСАЛИЦИЛОВАЯ КИСЛОТА 500 МГ N20 ТАБЛ [Марбиофарм АО] в количестве 10 шт. серии 160726 (Рис. 3), но при приёмке товара выяснилось, что фактически был поставлен препарат серии 160726 в количестве 7 шт. и 3 шт. серии 15185. 

Рис. 3 

Поставив курсор на нужную позицию, войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, нажмите кнопку "Разделить текущую позицию" , в появившемся окне "Разделить" введите 3 и нажмите "ОК" (Рис. 4): 

Рис. 4

Вместо одной строки с количеством 10 шт. появится 2 аналогичных строки с количеством 7 и 3 шт. (Рис. 5):

Рис. 5

Поставьте курсор на строку с количеством 3 шт., исправьте серию на 15185 и нажмите Enter (Рис. 6):

Рис. 6

Подтвердите изменения, нажав кнопку "Сохранить"  и выйдите из режима редактирования.

Будьте внимательны при сканировании кодов маркировки для таких товаров. Программа при сканировании автоматически переходит на нужный товар, ориентируясь на GTIN. Так как в двух строках GTIN одинаковый (Рис. 7), а серии разные, выберите нужную строку вручную, отсканируйте коды маркировки товара нужной серии, а потом поставьте курсор на другу строку и отсканируйте товар другой серии.

Рис. 7

Подробнее см. раздел Маркировка товара.

 - изменить привязку (подробнее см. раздел Товар к ЕС привязан неверно)

 - добавить в список товара (подробнее см. раздел Списки товаров)

 - исправить тип маркировки

Если есть сомнения, к какому типу маркировки относится товар (лекарственный препарат или БАД), правильно ли установлен флаг (МДЛП или Маркировка) и нужно ли его вообще устанавливать, нажмите кнопку  и в открывшемся окне отсканируйте код маркировки любого экземпляра выбранного товара (Рис. 8):

Рис. 8

Программа сделает запрос в Честный Знак (ЧЗ) и сама внесёт необходимые изменения.

 - исправить ставку НДС по отмеченным строкам

Иногда возникает необходимость исправить ставку НДС в приходном документе. Например, при работе с поставщиками, использующими ставку НДС 5%, возможна ситуация, что в приходном документе указана именно эта ставка НДС, но аптека может продавать товар только со ставками НДС 0, 10 или 22%. Исправьте ставку НДС, с которой должен продаваться товар, в соответствии с Вашей системой налогообложения. 

Товары в приходных документах в состоянии "Получено" доступны к дальнейшему движению: 

• продажа товара через ККТ
• перемещение товара между аптечными пунктами
• переоценка товара
• возврат товара поставщику
• списание товара

Иногда документ необходимо "распровести", то есть перевести в предыдущее состояние. Например, удаление документа возможно только в состоянии "Временные" .

Распровести документ можно при соблюдении следующих условий:

• нет дальнейшего движения по товару из данного документа;
• в документе нет маркированного товара.

Если в документе есть маркированные товары, его перевод в предыдущее состояние невозможен! Для исправления ошибок при работе с маркированным товаром обратитесь в техподдержку.

С 1 января 2026 года электронный документооборот (ЭДО) стал обязательным требованием для всех участников оборота, использующих электронные первичные документы. Единственным электронным документом о передаче товаров, работ, услуг стал универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03.

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, счёт-фактура (УПД) должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Для электронного документооборота действует важное правило: датой выставления счёта-фактуры считается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца, зафиксированная в подтверждении оператора. То есть документ считается отправленным не в момент подписания, а в момент его передачи оператору. УПД отправляется до 5-ти рабочих дней с момента формирования.

Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, действуют более жёсткие сроки: УПД с кодами маркировки необходимо направлять в систему мониторинга в срок не более 3 рабочих дней со дня отгрузки (передачи или приемки) товаров через оператора ЭДО.

Для покупателя срок подписания УПД нормативно не установлен. Это один из самых частых источников споров между контрагентами.

Срок подписания определяется:

• договором между сторонами;
• соглашением об электронном документообороте.

Однако, продавать маркированный товар без подписания универсального передаточного документа (УПД) в системе Честный Знак (ЧЗ) запрещено. Это требование обусловлено необходимостью фиксации перехода прав собственности и привязки кодов маркировки к новому владельцу в государственной информационной системе мониторинга (ГИС МТ).

При отгрузке маркированного товара поставщик формирует электронный УПД, в который включает коды маркировки передаваемых товаров. После отправки документа через электронный документооборот (ЭДО) покупатель при приёмке сверяет коды с фактическими и, при отсутствии расхождений, подписывает УПД своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Только после этого оператор ЭДО автоматически передаёт данные в «Честный знак», и коды меняют владельца. Пока УПД не принят, с точки зрения маркировки товар не передан: коды числятся за продавцом, и он не может списать их как проданные. Если покупатель начнёт реализовывать товар при кодах, которые остаются на балансе продавца, это считается нарушением оборота.

За нарушение порядка и сроков представления сведений в систему "Честный знак" предусмотрена административная ответственность по статье 15.12.1 КоАП РФ.

Нарушение влечёт предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 1 000 до 10 000 рублей;
• на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

Кроме того, продажа товара без фиксации перехода в системе ЧЗ может привести к приостановке операций с товаром или другим мерам контроля со стороны контролирующих органов.

Поэтому до продажи товара необходимо подписать УПД в системе электронного документооборота (ЭДО). После подписания УПД в подписанных приходных документах в колонке Поставщик/Признаки необходимо проставить признак "ЭДО" (Рис. 1):

Рис. 1

В приходных документах, у которых стоит признак "ЭДО", поставщик выделен сиреневым цветом (Рис. 2): 

Рис. 2

Для массового проставления признака "ЭДО", отобрав подписанные документы с помощью "галочек" или кнопок множественного выбора , нажмите кнопку "Установить признак ЭДО"  - признак "ЭДО" будет проставлен во всех отобранных документах, маркированный товар можно продавать. 

На Рис. 3 во всех приходных документах за период, заданный автофильтром по  дате документа  (300 дней), проставлен признак "ЭДО". 

Рис. 3

Для пользователей ЭДО от ООО "Тензор" (Saby - ранее СБИС) возможна настройка автоматического подписания УПД - обратитесь в техподдержку.

После поступления товара в главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1) и нажмите кнопку или Ctrl+2 (Рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

С 2018 года в Российской Федерации постепенно вводится маркировка товаров (как лекарственных препаратов, так и прочих товаров, которые обычно продаются в аптеках:  биологически активных добавок (БАД), медицинских изделий, антисептиков и дезинфицирующих средств, упакованной воды, соков, косметики и парфюмерии и др). На маркированные товары наносится специальный знак - код маркировки (Рис. 3), который должен быть отсканирован при приёмке, при продаже и при перемещении товара.

Рис. 3

В программе "Аптека56" номера приходных документов, которые содержат маркированные товары, выделены жёлтым цветом, в столбце Поставщик/Признаки у таких накладных есть признак "МДЛП" для маркированных лекарственных препаратов или "Маркировка" для нелекаственных маркированных товаров (Рис. 4, Рис.5):  

Рис. 4

Рис. 5

У приходных документов, которые не содержат маркированные товары, номер документа не выделяется, признаки "МДЛП" или "Маркировка" не установлены (Рис. 6):

Рис. 6

Порядок действий:

1. Если в приходном документе нет маркированных товаров (Рис. 6), проверьте соответствие количества и номенклатуры полученного товара приходному документу, сверьте серии и сроки годности товаров. При необходимости войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, и внесите изменения. Если не заполнены штрихкоды, их можно отсканировать в соответствующую колонку. Если всё соответствует, закройте приходный документ. 

2. Если в приходном документе есть маркированные товары (Рис. 5), проверьте соответствие количества и номенклатуры полученного товара приходному документу, сверьте серии и сроки годности товаров. При необходимости войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и внесите изменения. Если не заполнены штрихкоды, их можно отсканировать в соответствующую колонку. Если всё соответствует, закройте приходный документ.

Нажав кнопку "Маркировка"  или Ctrl+F3, отсканируйте коды маркировки для всех маркированных товаров (Рис. 7): 

Рис. 7

Для корректной работы программы должна быть заполнена колонка "GTIN".

Нажав кнопку "Проверка КМ"   , проверьте соответствие отсканированных данных данным Честного Знака (ЧЗ) (Рис. 8). Если есть некритичные расхождения (например, не соответствует номер серии или срок годности товара), за истину принимаются данные ЧЗ. Если есть критичные ошибки (например, брак серий или товар эмитирован), дальнейшая работа с таким товаром блокируется, товар подлежит возврату поставщику.

Рис. 8

Если есть ошибки или недопоставка товара,  нажав кнопку  "Возврат поставщику недостающих/некорректных упаковок"   , сформируйте документ возврата (подробнее см. раздел Возврат товара поставщику).

По окончании работы с кодами маркировки закройте окно сканирования.

Подробнее о работе с маркированным товаром см. раздел Маркировка товара.

3. Распечатайте, при необходимости, следующие печатные формы:

• Акт прихода товара
• Накладная внутреннего перемещения
• Протокол согласования цен на ЖНВЛП
• Расход по документу
• Содержимое документа

Подробнее см. раздел Печать документов А4.

4. Распечатайте ярлыки (ценники для витрины, внутренние штрих-коды, стеллажные карточки). Подробнее см. раздел Печать ярлыков.

5. Нажав кнопку "Перевести в следующее состояние" или F9, переведите приходный документ в состояние "Получено" . Состояние «Получено» означает, что товар принят, появился на остатках, готов к дальнейшему движению (перемещению, продаже, списанию и т.п.). Подробнее см. раздел Приходные документы в состоянии "Получено".

Для мест хранения товара существует специальный справочник, который можно посмотреть, выбрав пункт меню Справочники/Служебные/Адреса хранения (Рис. 1):

Рис. 1

Справочник имеет вид, показанный на Рис. 2:

Рис. 2

Чтобы добавить новый адрес хранения, нужно войти в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, добавить строку, нажав кнопку  или Insert, заполнить все параметры и выйти с сохранением .

Чтобы посмотреть товары, которые хранятся по данному адресу хранения, нужно нажать кнопку "Товары"  или F3 .

Чтобы сменить место хранения, в справочнике адресов хранения скопируйте условное обозначение адреса хранения, «галочками» выберите нужные препараты, нажмите кнопку  или F6 (Рис. 3) и в появившемся окне введите новый адрес хранения (Рис. 4):

Рис. 3

Рис. 4

Чтобы добавить препараты в выбранное место хранения, нужно войти в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, добавить строку, нажав кнопку  или Insert, в открывшемся окне выбрать нужные товары и нажать кнопку «Добавить отмеченные»  или F5 (Рис. 5):

Рис. 5

Привязанный товар теперь можно увидеть, если нажать кнопку  или F3 по нужному месту хранения, и при добавлении товара столбец «Другие места хранения» для данного товара будет заполнен (Рис. 6):

Рис. 6

Также адреса хранения будут отражаться на складе и в справочнике товаров (Рис. 7 и Рис. 8), и, при соответствующих настройках, при выборе товара для продажи в кассовом терминале (Рис. 9).

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

После получения приходной накладной, пока она находится в состоянии "Временные" ( первый ключ), необходимо сформировать розничные цены по позициям накладной – провести ценообразование документа.

В программе предусмотрены 3 способа ценообразования:

1. Ручной способ установки ценообразования для каждой позиции товара.
2. Установка цен по фиксированному проценту наценки по товарам документа.
3. Установка ценообразования по схеме (рекомендуемый способ).

Внимание! Если в приходном документе есть товарные позиции с неустановленной розничной ценой, в состояние "Ожидаемое" ( второй ключ) он не переведется.

В лог-файле будет выведено соответствующее сообщение (Рис. 1):

Рис. 1

Розничную цену невозможно установить для непривязанных позиций в документе (Рис. 2). 

Рис. 2

В этой ситуации сделайте привязку кодов (см. раздел Привязка кодов товара к Единому справочнику), и только после этого проводите ценообразование документа.

Изменение цены запрещено в приходных документах с комиссионным товаром (интернет-заказы). В таких документах  розничные цены уже установлены и изменению не подлежат. При попытке изменить цены в интернет-заказах будет выведено соответствующее предупреждение (Рис. 3):

Рис. 3

У приходных документов с комиссионным товаром в колонке "Признаки" установлен признак "Комиссия" и в колонке "Комментарий" указан номер интернет-заказа, сайт и телефон получателя (Рис. 4)

Рис. 4