На панели инструментов существует поле для ввода значений быстрого фильтра (Рис. 1). Поставить курсор в это поле можно по нажатию клавиши F7.

Рис. 1

Быстрый фильтр соответствует обычному фильтру с логическим условием "начинается с".

Для работы с быстрым фильтром поставьте курсор в колонку, к которой должен быть применён фильтр, нажмите F7 или левой кнопкой мыши активируйте поле ввода значения быстрого фильтра и введите первые несколько символов искомого значения. Пример приведён на Рис. 2 (отобраны все товары, наименование которых начинается с 1):

Рис. 2

Для сброса фильтра по колонке (как быстрого, так и установленного по параметрам) установите курсор в колонку, по которой необходимо сбросить фильтр (не на заголовок), нажмите правую кнопку мыши, выберите «Очистить фильтр» и нажмите левую кнопку мыши (Рис. 1).

Рис. 1

Если таблица пустая, то есть в ней нет ни одного значения, установите курсор на первую пустую строку под заголовком (не на заголовок), который выделен тёмно-серы цветом, нажмите правую кнопку мыши, выберите пункт меню "Очистить фильтр" и нажмите левую кнопку мыши - значения появятся (Рис. 2):

Рис. 2

Внимание! Если Вы не можете найти документ, но точно знаете, что он был, обратите внимание на заголовки таблицы. Если они выделены темно-серым цветом, значит, стоит фильтр и его нужно снять.

Подробнее см. раздел "Порядок действий если не получается найти документ".

В списках документов есть специальная кнопка «Показывать только свои документы» , при нажатии на которую устанавливается фильтр по документам, которые были созданы текущим пользователем программы.

Если кнопка не нажата, то видны все документы (Рис. 1):

Рис. 1

Если кнопка нажата, то видны только документы, которые были созданы текущим пользователем (Рис. 2):

Рис. 2

Внимание! Если Вы не можете найти документ, но точно знаете, что он был, обратите внимание на кнопку «Показывать только свои документы»  . Если она нажата, деактивируйте её, щёлкнув по ней левой кнопкой мыши.

Если в таблице не получается найти документ или в таблица вообще не отображается ни одной записи:

1. Проверьте названия столбцов таблицы. Если заголовок какой-либо колонки имеет тёмно-серый цвет – в колонке установлен фильтр (Рис. 1). Установите курсор в колонку (не на заголовок), нажмите правую кнопку мыши, выберите «Очистить фильтр» и нажмите левую кнопку мыши. Повторите для всех «тёмно-серых» колонок (кроме автофильтра по дате).

Рис. 1

Подробнее см. раздел "Сброс фильтра".

2. Проверьте автофильтр по дате документа  . Возможно, дата искомого документа находится за пределами периода отображения (Рис. 2). Выберите такое значение, чтобы дата искомого документа попадала в заданный период. Или нажмите в любом месте колонки «Дата документа» правую кнопку мыши и выберите «Очистить фильтр» (не рекомендуется, так как компьютер может "зависнуть" на некоторое время, обрабатывая большое количество документов).

Рис. 2

Подробнее см. раздел "Автофильтр по дате документа".

3. Проверьте Фильтр по документам пользователя . Если кнопка нажата – деактивируйте её, щёлкнув по ней левой кнопкой мыши (Рис. 3).

Рис. 3

Подробнее см. раздел "Фильтр по документам пользователя".

Не получается найти документ – обратитесь в техподдержку.

После того, как поставщик отгрузил товары, необходимо, не дожидаясь физического поступления товара, заранее подготовиться к его получению и загрузить накладные от поставщика.

Если поставщик направляет приходные документы в электронном виде, их можно загрузить автоматически.

Для настройки автоматической загрузки документов обратитесь в техподдержку.

Если у Вас есть только бумажные приходные накладные, можно осуществить Создание приходного документа вручную.

В любом случае поставщик должен быть внесён в Справочник «Поставщики».

Автоматическая загрузка документов в программу "Аптека56" возможна только из файлов формата XML.

XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — это текстовый формат, который создан для хранения и передачи структурированных данных. Его ключевая особенность в том, что он позволяет описывать данные с помощью тегов (меток), которые определяют их структуру и смысл. Это делает информацию понятной и для человека, и для компьютера. XML-файлы можно открывать и редактировать в любом текстовом редакторе (например, «Блокнот», Notepad++, Word).

Автоматическая загрузка приходных документов

Для автоматической загрузки новых накладных по отгруженному товару обновите Центр загрузок (ЦЗ)  (Рис. 1). Подробнее см. раздел «Центр Загрузок».

Рис. 1

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 2):

Рис. 2 

Вновь загруженные документы находятся в состоянии "Временные" (первый ключ  ).

Ход загрузки накладных отражается в лог, по окончанию загрузки его можно закрыть. 

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Повторная загрузка приходных документов

Если возникла необходимость повторной загрузки приходного документа (например, он был по ошибке удалён), в главном меню выберите пункт Разное/Сервер/Документы (Рис. 3):

Рис. 3

Выберите период загрузки, чтобы туда попадала нужная накладная (Рис. 4):

Рис. 4

На сервере документы хранятся в течение месяца, старые документы загрузить таки способом не получится.

Есть два способа доставки документов: E-mail и FTP (см. колонку "Способ доставки"). В зависимости от способа доставки номер документа может быть в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла". Например, на Рис. 5 накладные от Пульса и Катрена приходят по почте, а Агроресурсы выкладывают документы на FTP-сервер.

Рис. 5

В зависимости от поставщика и его способа доставки документов в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла" поставьте фильтр с логическим значением "содержит" и искомым значением "номер накладной". Не вводите номер приходного документа полностью, только значимую часть: например, для накладной 2105615-17 можете внести 2105615, 2105 или 5615 (Рис. 6). 

Подробнее см. раздел "Применение фильтра".  

Рис. 6

Результат поиска - на Рис. 7:

Рис. 7

Нажмите кнопку "Переотправить"  - документ будет отправлен повторно, и через несколько минут его можно будет загрузить через Центр загрузок (Рис. 1).

Загрузка приходных документов из УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Это первичный учётный документ, который одновременно выполняет функции первичного учётного документа (товарной накладной, акта выполненных работ или оказанных услуг) и счёта-фактуры.

Основные функции УПД:

• подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• учитывает расходы у продавца и доходы у покупателя;
• позволяет заявить вычет по НДС для плательщиков НДС;
• служит основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.

УПД можно оформлять в бумажном или электронном виде. С 1 января 2026 года электронный УПД является основным форматом для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). 

При электронном обмене все сведения структурируются в XML-файл, который автоматически проверяется оператором ЭДО и ФНС. 

Программа "Аптека56" ориентирована на работу клиентов с ООО «Компания «Тензор», которая является оператором ЭДО. Электронный документооборот организован через специальное приложение Saby (СБИС). Все УПД загружаются в личный кабинет клиента, откуда их можно загрузить в ПО "Аптека56". На основании УПД можно создать приходную накладную.

Для работы с УПД в программе "Аптека56" в главном меню выберите раздел Бухгалтерия/УПД (Рис. 8):

Рис. 8

Откроется таблица с УПД. Если в ней нет ни одной записи, нажмите кнопку "Импорт из СБИС"  (Рис. 9):

Рис. 9

Если обмен данными с Saby (СБИС) не настроен, в лог появится соответствующее сообщение (Рис. 10):

Рис. 10

Для настройки обмена данными с Saby (СБИС) обратитесь в техподдержку.

Если обмен настроен, Вы увидите загруженные УПД (Рис. 11):

Рис. 11

С помощью фильтра но номеру документа найдите нужный УПД (Рис. 12). Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 12

Поставив курсор на нужную запись или, при необходимости, вручную или с помощью кнопок выбора  отобрав несколько записей, нажмите кнопку "Создать приходные документы"  или F9 (Рис. 13):

Рис. 13

Создание приходных документов на основе данных УПД будет отображено в лог (Рис. 14):

Рис. 14

Сформированные на основании УПД накладные можно увидеть, выбрав раздел главного меню Приход/Приходные документы в статусе "Временные" (  первый ключ) (Рис. 15):

Рис. 15

Если документы не отображаются, нажмите кнопку "Обновить выборку"  или CTRL+R. Проверьте автофильтр по дате документа  и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы"   (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Обратите внимание, что поле "Получатель" заполняется только в том случае, если эти данные указаны в xml-файле УПД, что бывает не всегда. 

Для дальнейшей работы с приходными документами получатель обязательно должен быть определён.

Для заполнения поля "Получатель" поставьте курсор на нужную накладную (в примере на Рис. 15 это документ с номером 55512/56) и нажмите кнопку "Изменить получателя"  . Затем нужно выбрать подразделение - аптеку, для которой предназначен товар, указанный в приходном документе (Рис. 16):

Рис. 16

Также можно войти в режим редактирования нажатием кнопки  или F4 и в поле "Получатель" нажать  . В открывшемся окне выберите нужное подразделение и подтвердите выбор, нажав  (Рис. 17):

Рис. 17

После этого можно продолжить работу с документами.

Загрузка приходных документов, полученных по почте

Для крупных поставщиков загрузка документов в программу "Аптека56", как правило, автоматизирована. Также существует возможность загрузить приходный документ, полученный от поставщика, к примеру, по почте. Такой документ обязательно должен быть формата xml. 

Скачайте полученный по почте файл, запомните каталог, куда Вы его сохранили (как правило, это "Загрузки" или "Downloads"). 

В главном меню программы выберите раздел Справочники/Поставщики (Рис. 18):

Рис. 18

Подробнее о том, как добавить поставщика в справочник, см. раздел Справочник "Поставщики".

В открывшемся окне поставьте курсор на нужного поставщика и нажмите кнопку "Загрузка накладных"  или F3 (Рис. 19):

Рис. 19

Выберите каталог, в который Вы сохранили приходный документ, поставьте на него курсор и нажмите "Открыть" (Рис. 20):

Рис. 20

Процесс загрузки будет отражён в лог (Рис. 21):

Рис. 21

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Закройте лог, закройте справочник поставщиков и перейдите в раздел главного меню Приход/Приходные документы в статусе "Временные" ( первый ключ). Если загруженный документ не отображается, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R, проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Создание приходных документов вручную

Алгоритм заказа товара

Этапы формирования заказа:

• Обновить Центр Загрузок.
• В главном меню перейти в раздел Приход/Заказ.
• Создать новый заказ.
• При необходимости объединить старые заказы с текущим.
• Открыть заказ, настроив параметры заказа.
• На вкладке "Заказ" найти товар для заказа и проставить необходимое количество. Можно использовать Полезные кнопки и функции раздела заказов.
• Проверить сумму и состав заказа, нажав кнопку Прайс/Заказ  или Ctrl+O.
• Отправить заказ поставщикам, нажав кнопку  или Ctrl+S.

Центр загрузок (ЦЗ) – это функция, позволяющая произвести обмен оперативной информацией через единый канал обмена данными с внешним сервером. Через ЦЗ обновляются следующая информация:

• электронные накладные;
• дефектуры;
• прайсы поставщиков.

Обновление Центра загрузок

ЦЗ может обновляться двумя способами:

• автоматически;
• в ручном режиме.

Для настройки автоматического обновления Центра загрузок обратитесь в службу техподдержки.

Для обновления ЦЗ в ручном режиме в Главном меню нажмите кнопку «Центр загрузок»  (Рис. 1):

Рис. 1

В окне «Центр загрузки» в полях «Задачи» и «Загрузка» программа автоматически отметит «галочкой» те разделы, по которым есть новая информация для обновления (Рис. 2):

Рис. 2

В разделе «Задачи» напротив каждого вида загружаемых документов могут стоять следующие признаки:

□ – для данного вида документов нет новых документов на загрузку

■ – для данного вида документов есть несколько новых документов на загрузку

V – для данного вида документов все имеющиеся на загрузку документы – новые, подлежат загрузке.

В случае необходимости отметьте или снимите «V» для тех позиций, которые необходимы для обновления. Можно загрузить документы выборочно, можно загрузить все документы одного вида, установив «V» на вид документа в разделе «Задачи».

После выбора нажмите кнопку ОК (Рис. 2) - выбранные документы загрузятся. Информация об этом отобразится в лог-журнале (Рис. 3).

Рис. 3

После окончания загрузки лог-журнал закроется автоматически. ЦЗ обновлен, можно приступать к дальнейшим действиям.

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы ( первый ключ), дефектуры (отказы) - в раздел Приход/Заказы ( первый ключ), прайсы поставщиков при загрузке обновляются.

Если настроено автоматическое обновление Центра Загрузок, то при наличии связи программа в течение дня через определённый промежуток времени сама будет обновлять документы и прайсы. Если нужно ускорить процесс или автоматическое обновление ЦЗ не настроено – обновите ЦЗ вручную . Перед началом работы в любом случае лучше обновить ЦЗ.

Как и в реальной жизни, в программе "Аптека56" товары хранятся на складе. Его можно найти, выбрав пункт главного меню Справочники/Склад (Рис. 1):

Рис. 1

Откроется окно, состоящее из 4-х частей (Рис. 2):

• список препаратов
• список аптечных пунктов
• список приходных накладных поставщиков
• список внутренних документов

Рис. 2

Используя быстрый фильтр (F7) для поиска по наименованию товара, можно получить всю информацию по движению товара за заданный период времени (Рис. 3).

Рис. 3

Подробнее см. раздел "Поиск товара на складе".

Информацию по движению товара за выбранный период можно распечатать (см. раздел "Печать отчётов по движению товаров на складе").

Также при необходимости для выбранных товаров можно распечатать ярлыки (см. раздел "Печать ярлыков для товаров на складе").

Для сохранения таблицы её нужно открыть, выбрав соответствующий пункт меню, отобрать необходимые записи с помощью фильтров (см. раздел "Применение фильтра"), записи, подлежащие сохранению, отметить "V" в соответствующем столбце с помощью левой кнопки мыши или кнопок выбора  и нажать кнопку "Сохранить"  (Рис. 1).

Рис. 1

Таблицы сохраняются в формате книг Microsoft Excel (программа должна быть установлена на компьютере). В диалоговом окне нужно указать папку, в которую будет сохранён файл, и нажать кнопку "Сохранить". 

Печать содержимого таблицы осуществляется при помощи функционала программы Excel.