Акт прихода товара – это печатная форма документа прихода, которая содержит всю необходимую информацию для качественной приемки товара. Рекомендуем принимать товар на основании этого документа, поскольку в этом случае сверка фактически полученного товара и предоставленной информации от поставщика будет наиболее полной и достоверной, позволяющей избежать разночтений.

Акт прихода товара можно распечатать в разделе Приход/Приходные документы/Ожидаемое ( второй ключ) или Получено ( третий ключ).

Чтобы распечатать Акт прихода товара, установите курсор на нужный документ, нажмите стрелку рядом с кнопкой печати  и выберите «Акт прихода товара» в выпадающем меню (Рис. 1):

Рис. 1

В открывшемся окне для корректного заполнения печатной формы документа укажите должности и ФИО ответственных лиц (Рис. 2):

Рис. 2

В режиме предпросмотра проверьте документ на корректность заполнения.

В шапке печатной формы документа (Рис. 3) указаны:

• реквизиты организации;
• внутренний номер и дата приходного документа;
• внешний номер и дата приходного документа.

Рис. 3

В подвале печатной формы выводятся ранее указанные ответственные лица (Рис. 4):

Рис. 4

Из режима предпросмотра распечатайте Акт прихода товара и возьмите документ с принтера в работу.

Возможны ситуации, когда расчетная сумма по ценам оптового звена расходится с итоговой суммой по ценам закупочным (по документу поставщика). Это связано с округлением при расчете НДС. Расхождение в несколько копеек – допустимо, за правильную сумму при взаиморасчетах с поставщиком принимается значение по документу поставщика.

Для контроля ошибок в суммах приходных документов можно использовать отчёт Разное/Отчёты/Бухгалтерия/Расшифровка погрешностей.

Если расхождение составляет десятки и сотни рублей, необходимо проверить корректность заполнения табличной части приходного документа и исправить ошибку сумм документа самостоятельно либо обратиться в службу технической поддержки.

Документ «Приход товара по счёту-фактуре» можно распечатать в разделе Приход/Приходные документы/Временные.

Он имеет вид, представленный на Рис. 1:

Рис. 1

Чтобы распечатать данную форму, установите курсор на нужный приходный документ, нажмите стрелку рядом с кнопкой печати  и из выпадающего списка выберите «Приход товара» (Рис. 2):

Рис. 2

Содержимое всех приходных документов можно вывести на печать. Для этого существует несколько печатных форм.

Подробнее о настройках печати документов см. раздел «Печать документов А4»/«Настройка печати».

Печатные формы отличаются для приходных документов в состоянии "Временные" ( первый ключ) и в состоянии "Ожидаемое" ( второй ключ) и "Получено" ( третий ключ).

Для приходных документов в состоянии "Временные" ( первый ключ) можно распечатать только одну печатную форму - Приход товара по счёту-фактуре.

Для приходных документов в состоянии "Ожидаемое" ( второй ключ) и "Получено" ( третий ключ) можно распечатать следующие печатные формы:

• Акт прихода товара
• Внутреннее перемещение
• Протокол согласования цен на ЖНВЛП 2025
• Расход по документу
• Содержимое документа

Печатная форма "Протокол согласования 2024" устарела, чтобы она не выводилась для печати, уберите "галочку" в настройках.

Чтобы распечатать  форму, установите курсор на нужный приходный документ, нажмите стрелку рядом с кнопкой печати  и из выпадающего списка выберите нужную печатную форму (Рис. 1):

Рис. 1

По умолчанию выбрана та печатная форма, которая использовалась в прошлый раз.

Для формирования отчётов в главном меню выберите пункт Разное/Отчёты (Рис. 1):

Рис. 1

Формирование отчётов доступно пользователям с правами зав. аптекой.

Можно сформировать следующие отчёты по приходным документам:

• Бухгалтерия/Расшифровка погрешностей

Отчёт отражает несовпадения указанной суммы приходного документа и суммы строк документа, рассчитанной программой. Ситуация возможна, если в приходном документе добавлены или удалены какие-либо строки, а сумма накладной не исправлена.

Для формирования отчёта задайте период, выберите подразделение и задайте минимальную погрешность, при превышении которой документы попадут в отчёт (Рис. 2):

Рис. 2

Форма отчёта приведена на Рис. 3:

Рис. 3

• Контроль/Приход по поставщикам

Отчёт отражает все приходные документы по выбранному подразделению за заданный период (Рис. 4):

Рис. 4

Форма отчёта приведена на Рис. 5:

Рис. 5

• Контроль/Приход по поставщикам итоговый

Отчёт выводит суммы оптовых и розничных цен, наценки (руб. и %) и доли в закупе (%) по приходным документам по заданному складу за заданный период с разбивкой по поставщикам (Рис. 6, Рис. 7):

Рис. 6

Рис. 7

В программе "Аптека56" большинство документов загружаются автоматически (при условии предоставления поставщиком xml-файла). Однако бывают поставщики, которые не могут предоставить файл в формате xml по приходному документу, есть только бумажный вариант накладной. В таком случае можно создать приходный документ вручную (не рекомендуется, так как это довольно трудоёмкий процесс).

В Главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1):

Рис. 1

В разделе «Временные» ( первый ключ) войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, нажмите кнопку «Создать документ»  или Insert, в окне создания документа выберите отправителя и получателя, введите номер документа, при необходимости скорректируйте дату документа и дату оплаты и нажмите «ОК» (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь созданный документ откроется автоматически для добавления товара. Войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, нажмите кнопку «Добавить товар»  или Insert. В открывшемся окне в поле «Наименование» введите первые буквы наименования товара и нажмите F7 – программа выведет список подходящих товаров (Рис. 3):

Рис. 3

Если вводимый товар есть в предлагаемом списке – выберите его двойным щелчком левой кнопки мыши по нужной строке. Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС) осуществится автоматически. Если ничего подходящего нет – введите наименование и производителя товара, позже нужно будет сделать привязку к ЕС.

С помощью кнопки «НДС» можно задать предпочтительный вариант ввода цены товара (Рис. 4):

Рис. 4

Как правило, это "Цена поставщика с НДС".

Введите количество, цену с НДС, НДС (%), срок годности, страну. Если срок годности неизвестен, рекомендуем всё-таки заполнит это поле, поставив заведомо большое значение (в примере - 31.12.2030). 

Поставив курсор в поле "Заводской штрихкод", можно отсканировать штрихкод с товара.

Нажмите кнопку «Добавить препарат»  или F5 (Рис. 5) - товар будет добавлен в накладную.

Рис. 5

Аналогично добавьте все товары по приходному документу. 

После добавления всех товаров проставьте нужные признаки товаров и флаги для маркированных препаратов: для лекарственных препаратов должен стоять флаг "МДЛП", для нелекарственных маркированных товаров - флаг "Маркировка", для ЖНВЛП (жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты) должен стоять флаг "МДЛП" и признак "ЖНВЛС". Остальные признаки товара можно не устанавливать, они есть в справочнике товаров. Для ЖНВЛП проставьте цены реестра, изготовителя и поставщика, используя «Протокол согласования цен».

При закрытии накладной будет выведен запрос (Рис. 6):

Рис. 6

Рекомендуем ответить "Да". Тогда программа автоматически посчитает сумму цен поставщика без НДС и с НДС и сумму НДС по накладной (Рис. 7).

Рис. 7

Сверьте эти суммы с тем, что указал поставщик в приходном документе. Часто бывают расхождения, так как в программе "Аптека56" сумма рассчитывается следующим образом:

Сумма с НДС=цена единицы товара*количество товара + НДС.

 Многие поставщики делают такой расчёт:

(Сумма с НДС-НДС)/количество товара=цена единицы товара.

При таком подходе часто цена единицы товара не может быть рассчитана с точностью до копеек, её приходится округлять, что приводит к расхождениям с расчётами программы "Аптека56".

Если есть расхождения по оптовым суммам, поставьте курсор на нужную накладную, войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и исправьте значения в колонках "Сума оптовая без НДС" и "Сума оптовая с НДС" на те значения, которые указаны поставщиком в приходном документе. Сумма НДС рассчитается автоматически, её исправлять не нужно.

Для крупных поставщиков загрузка документов в программу "Аптека56", как правило, автоматизирована. Также существует возможность загрузить приходный документ, полученный от поставщика, к примеру, по электронной почте. Такой документ обязательно должен быть формата xml.

Скачайте полученный по почте файл, запомнив каталог, куда Вы его сохранили (как правило, это "Загрузки" или "Downloads").

В главном меню программы выберите раздел Справочники/Поставщики (Рис. 1):

Рис. 1

Поставщик должен быть добавлен в Справочник "Поставщики".

В открывшемся окне поставьте курсор на нужного поставщика и нажмите кнопку "Загрузка накладных" или F3 (Рис. 2):

Рис. 2

Выберите каталог, в который Вы сохранили приходный документ, поставьте на него курсор и нажмите "Открыть" (Рис. 3):

Рис. 3

Процесс загрузки будет отражён в лог-окне (Рис. 4):

Рис. 4

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Закройте лог-окно, закройте справочник поставщиков и перейдите в раздел главного меню Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" ( первый ключ). Если загруженный документ не отображается, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R, проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Можно продолжить работу с документом.

УПД — это универсальный передаточный документ. Это бухгалтерский документ, который одновременно выполняет функции первичного учётного документа (товарной накладной, акта выполненных работ или оказанных услуг) и счёта-фактуры.

Основные функции УПД:

• подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• учитывает расходы у продавца и доходы у покупателя;
• позволяет заявить вычет по НДС для плательщиков НДС;
• служит основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.

УПД можно оформлять в бумажном или электронном виде. С 1 января 2026 года электронный УПД является основным форматом для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).

При электронном обмене все сведения структурируются в xml-файл, который автоматически проверяется оператором ЭДО и ФНС.

Программа "Аптека56" ориентирована на работу клиентов с ООО «Компания «Тензор», которая является оператором ЭДО. Электронный документооборот организован через специальное приложение Saby (СБИС). Все УПД загружаются в личный кабинет клиента, откуда их можно загрузить в ПО "Аптека56". На основании УПД можно создать приходную накладную.

Для работы с УПД в программе "Аптека56" в главном меню выберите раздел Бухгалтерия/УПД (Рис. 1):

Рис. 1

Откроется таблица с УПД. Если в ней нет ни одной записи, нажмите кнопку "Импорт из СБИС" (Рис. 2):

Рис. 2

Если обмен данными с Saby (СБИС) не настроен, в лог-окне появится соответствующее сообщение (Рис. 3):

Рис. 3

Для настройки обмена данными с Saby (СБИС) обратитесь в техподдержку.

Если обмен настроен, Вы увидите загруженные УПД (Рис. 4):

Рис. 4

С помощью фильтра по номеру документа найдите нужный УПД (Рис. 5). Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 5

Поставив курсор на нужную запись или, при необходимости, вручную или с помощью кнопок выбора отобрав несколько записей, нажмите кнопку "Создать приходные документы" или F9 (Рис. 6):

Рис. 6

Создание приходных документов на основе данных УПД будет отображено в лог-окне (Рис. 7):

Рис. 7

Сформированные на основании УПД накладные можно увидеть, выбрав раздел главного меню Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" ( первый ключ) (Рис. 8):

Рис. 8

Если документы не отображаются, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R. Проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Обратите внимание, что поле "Получатель" заполняется только в том случае, если эти данные указаны в xml-файле УПД, что бывает не всегда.

Для дальнейшей работы с приходными документами получатель обязательно должен быть определён.

Для заполнения поля "Получатель" поставьте курсор на нужную накладную (в примере на Рис. 8 это документ с номером 55512/56) и нажмите кнопку "Изменить получателя" . Затем нужно выбрать подразделение - аптеку, для которой предназначен товар, указанный в приходном документе (Рис. 9):

Рис. 9

Также можно войти в режим редактирования нажатием кнопки или F4 и в поле "Получатель" нажать . В открывшемся окне выберите нужное подразделение и подтвердите выбор, нажав (Рис. 10):

Рис. 10

После этого можно продолжить работу с документами.

Если возникла необходимость повторной загрузки приходного документа (например, он был по ошибке удалён), в главном меню выберите пункт Разное/Сервер/Документы (Рис. 1):

Рис. 1

Выберите период загрузки, чтобы туда попадала нужная накладная (Рис. 2):

Рис. 2

На сервере документы хранятся в течение месяца, старые документы загрузить таки способом не получится.

Есть два способа доставки документов: E-mail и FTP (см. колонку "Способ доставки"). В зависимости от способа доставки номер документа может быть в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла". Например, на Рис. 3 накладные от Пульса и Катрена приходят по электронной почте, а Агроресурсы выкладывают документы на FTP-сервер.

Рис. 3

В зависимости от поставщика и его способа доставки документов в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла" поставьте фильтр с логическим значением "содержит" и искомым значением "номер накладной". Не вводите номер приходного документа полностью, только значимую часть: например, для накладной 2105615-17 можете внести 2105615, 2105 или 5615 (Рис. 4).

Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 4

Результат поиска - на Рис. 5:

Рис. 5

Нажмите кнопку "Переотправить" - документ будет отправлен повторно, и через несколько минут его можно будет загрузить через Центр загрузок (Рис. 6).

Рис. 6 

Подробнее см. раздел "Автоматическая загрузка приходных документов".

Вновь загруженный документ будет виден в разделе Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" (  первый ключ) .

Автоматическая загрузка документов в программу "Аптека56" возможна только из файлов формата XML. Для настройки автоматической загрузки документов обратитесь в техподдержку.

XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — это текстовый формат, который создан для хранения и передачи структурированных данных. Его ключевая особенность в том, что он позволяет описывать данные с помощью тегов (меток), которые определяют их структуру и смысл. Это делает информацию понятной и для человека, и для компьютера. XML-файлы можно открывать и редактировать в любом текстовом редакторе (например, «Блокнот», Notepad++, Word).

Для автоматической загрузки новых накладных по отгруженному товару обновите Центр Загрузок (ЦЗ) (Рис. 1):

Рис. 1

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь загруженные документы находятся в состоянии "Временные" (первый ключ ).

Ход загрузки накладных отражается в лог-окне, по окончанию загрузки его можно закрыть. 

При удачной загрузке накладной возникает сообщение "Всего файлов: 1. Из них загружено успешно: 1" (Рис. 3):

Рис. 3

Если файл не загрузился, значит, в xml-документе, предоставленным поставщиком, есть какие-то ошибки (Рис. 4):

Рис. 4

Программа "Аптека56" контролирует корректность сумм, ставок НДС, дублирования товара и т.п.

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

На вкладке "Заказ отправлен" (Приход/Заказы  третий ключ) для удобства пользователей есть несколько полезных кнопок:

- выводит состав заказа (Рис. 1):

Рис. 1

- показывать вместе с приходным документом

Позволяет сравнить заказ с реальной поставкой товара (Рис. 2):

Рис. 2

Могут быть расхождения по цене и сумме, они отражены в разделе "Разница" и выделены цветом. Посмотреть только позиции с расхождениями можно, нажав кнопку "Показывать только различия" (Рис. 3):

Рис. 3

С помощью кнопки в разделе "Разница" можно посмотреть историю по товару (заказ и приход) за последние три месяца (Рис. 4):

Рис. 4