Содержимое всех приходных документов можно вывести на печать. Для этого существует несколько печатных форм.

Подробнее о настройках печати документов см. раздел «Печать документов А4»/«Настройка печати».

Печатные формы отличаются для приходных документов в состоянии "Временные" ( первый ключ) и в состоянии "Ожидаемое" ( второй ключ) и "Получено" ( третий ключ).

Для приходных документов в состоянии "Временные" ( первый ключ) можно распечатать только одну печатную форму - Приход товара по счёту-фактуре.

Для приходных документов в состоянии "Ожидаемое" ( второй ключ) и "Получено" ( третий ключ) можно распечатать следующие печатные формы:

• Акт прихода товара
• Внутреннее перемещение
• Протокол согласования цен на ЖНВЛП 2025
• Расход по документу
• Содержимое документа

Печатная форма "Протокол согласования 2024" устарела, чтобы она не выводилась для печати, уберите "галочку" в настройках.

Чтобы распечатать  форму, установите курсор на нужный приходный документ, нажмите стрелку рядом с кнопкой печати  и из выпадающего списка выберите нужную печатную форму (Рис. 1):

Рис. 1

По умолчанию выбрана та печатная форма, которая использовалась в прошлый раз.

Для формирования отчётов в главном меню выберите пункт Разное/Отчёты (Рис. 1):

Рис. 1

Формирование отчётов доступно пользователям с правами зав. аптекой.

Можно сформировать следующие отчёты по приходным документам:

• Бухгалтерия/Расшифровка погрешностей

Отчёт отражает несовпадения указанной суммы приходного документа и суммы строк документа, рассчитанной программой. Ситуация возможна, если в приходном документе добавлены или удалены какие-либо строки, а сумма накладной не исправлена.

Для формирования отчёта задайте период, выберите подразделение и задайте минимальную погрешность, при превышении которой документы попадут в отчёт (Рис. 2):

Рис. 2

Форма отчёта приведена на Рис. 3:

Рис. 3

• Контроль/Приход по поставщикам

Отчёт отражает все приходные документы по выбранному подразделению за заданный период (Рис. 4):

Рис. 4

Форма отчёта приведена на Рис. 5:

Рис. 5

• Контроль/Приход по поставщикам (пользовательские коды)

Отчёт выводит приходные документы по заданному складу за заданный период с разбивкой по поставщикам и с указанием типа товара (Рис. 6, Рис. 7):

Рис. 6

Рис. 7

Контроль/Приход по поставщикам итоговый

Отчёт выводит суммы оптовых и розничных цен, наценки (руб. и %) и доли в закупе (%) по приходным документам по заданному складу за заданный период с разбивкой по поставщикам (Рис. 8, Рис. 9):

Рис. 8

Рис. 9

В программе "Аптека56" большинство документов загружаются автоматически (при условии предоставления поставщиком xml-файла). Однако бывают поставщики, которые не могут предоставить файл в формате xml по приходному документу, есть только бумажный вариант накладной. В таком случае можно создать приходный документ вручную (не рекомендуется, так как это довольно трудоёмкий процесс).

В Главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1):

Рис. 1

В разделе «Временные» ( первый ключ) войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, нажмите кнопку «Создать документ»  или Insert, в окне создания документа выберите отправителя и получателя, введите номер документа, при необходимости скорректируйте дату документа и дату оплаты и нажмите «ОК» (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь созданный документ откроется автоматически для добавления товара. Войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, нажмите кнопку «Добавить товар»  или Insert. В открывшемся окне в поле «Наименование» введите первые буквы наименования товара и нажмите F7 – программа выведет список подходящих товаров (Рис. 3):

Рис. 3

Если вводимый товар есть в предлагаемом списке – выберите его двойным щелчком левой кнопки мыши по нужной строке. Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС) осуществится автоматически. Если ничего подходящего нет – введите наименование и производителя товара, позже нужно будет сделать привязку к ЕС.

С помощью кнопки «НДС» можно задать предпочтительный вариант ввода цены товара (Рис. 4):

Рис. 4

Как правило, это "Цена поставщика с НДС".

Введите количество, цену с НДС, НДС (%), срок годности, страну. Если срок годности неизвестен, рекомендуем всё-таки заполнит это поле, поставив заведомо большое значение (в примере - 31.12.2030). 

Поставив курсор в поле "Заводской штрихкод", можно отсканировать штрихкод с товара.

Нажмите кнопку «Добавить препарат»  или F5 (Рис. 5) - товар будет добавлен в накладную.

Рис. 5

Аналогично добавьте все товары по приходному документу. 

После добавления всех товаров проставьте нужные признаки товаров и флаги для маркированных препаратов: для лекарственных препаратов должен стоять флаг "МДЛП", для нелекарственных маркированных товаров - флаг "Маркировка", для ЖНВЛП (жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты) должен стоять флаг "МДЛП" и признак "ЖНВЛС". Остальные признаки товара можно не устанавливать, они есть в справочнике товаров. Для ЖНВЛП проставьте цены реестра, изготовителя и поставщика, используя «Протокол согласования цен».

При закрытии накладной будет выведен запрос (Рис. 6):

Рис. 6

Рекомендуем ответить "Да". Тогда программа автоматически посчитает сумму цен поставщика без НДС и с НДС и сумму НДС по накладной (Рис. 7).

Рис. 7

Сверьте эти суммы с тем, что указал поставщик в приходном документе. Часто бывают расхождения, так как в программе "Аптека56" сумма рассчитывается следующим образом:

Сумма с НДС=цена единицы товара*количество товара + НДС.

 Многие поставщики делают такой расчёт:

(Сумма с НДС-НДС)/количество товара=цена единицы товара.

При таком подходе часто цена единицы товара не может быть рассчитана с точностью до копеек, её приходится округлять, что приводит к расхождениям с расчётами программы "Аптека56".

Если есть расхождения по оптовым суммам, поставьте курсор на нужную накладную, войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и исправьте значения в колонках "Сума оптовая без НДС" и "Сума оптовая с НДС" на те значения, которые указаны поставщиком в приходном документе. Сумма НДС рассчитается автоматически, её исправлять не нужно.

Для крупных поставщиков загрузка документов в программу "Аптека56", как правило, автоматизирована. Также существует возможность загрузить приходный документ, полученный от поставщика, к примеру, по электронной почте. Такой документ обязательно должен быть формата xml.

Скачайте полученный по почте файл, запомнив каталог, куда Вы его сохранили (как правило, это "Загрузки" или "Downloads").

В главном меню программы выберите раздел Справочники/Поставщики (Рис. 1):

Рис. 1

Поставщик должен быть добавлен в Справочник "Поставщики".

В открывшемся окне поставьте курсор на нужного поставщика и нажмите кнопку "Загрузка накладных" или F3 (Рис. 2):

Рис. 2

Выберите каталог, в который Вы сохранили приходный документ, поставьте на него курсор и нажмите "Открыть" (Рис. 3):

Рис. 3

Процесс загрузки будет отражён в лог-окне (Рис. 4):

Рис. 4

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Закройте лог-окно, закройте справочник поставщиков и перейдите в раздел главного меню Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" ( первый ключ). Если загруженный документ не отображается, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R, проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Можно продолжить работу с документом.