На панели инструментов существует поле для ввода значений быстрого фильтра (Рис. 1). Поставить курсор в это поле можно по нажатию клавиши F7.

Рис. 1

Быстрый фильтр соответствует обычному фильтру с логическим условием "начинается с".

Для работы с быстрым фильтром поставьте курсор в колонку, к которой должен быть применён фильтр, нажмите F7 или левой кнопкой мыши активируйте поле ввода значения быстрого фильтра и введите первые несколько символов искомого значения. Пример приведён на Рис. 2 (отобраны все товары, наименование которых начинается с 1):

Рис. 2

Для сброса фильтра по колонке (как быстрого, так и установленного по параметрам) установите курсор в колонку, по которой необходимо сбросить фильтр (не на заголовок), нажмите правую кнопку мыши, выберите «Очистить фильтр» и нажмите левую кнопку мыши (Рис. 1).

Рис. 1

Если таблица пустая, то есть в ней нет ни одного значения, установите курсор на первую пустую строку под заголовком (не на заголовок), который выделен тёмно-серы цветом, нажмите правую кнопку мыши, выберите пункт меню "Очистить фильтр" и нажмите левую кнопку мыши - значения появятся (Рис. 2):

Рис. 2

Внимание! Если Вы не можете найти документ, но точно знаете, что он был, обратите внимание на заголовки таблицы. Если они выделены темно-серым цветом, значит, стоит фильтр и его нужно снять.

Подробнее см. раздел "Порядок действий если не получается найти документ".

В списках документов есть специальная кнопка «Показывать только свои документы» , при нажатии на которую устанавливается фильтр по документам, которые были созданы текущим пользователем программы.

Если кнопка не нажата, то видны все документы (Рис. 1):

Рис. 1

Если кнопка нажата, то видны только документы, которые были созданы текущим пользователем (Рис. 2):

Рис. 2

Внимание! Если Вы не можете найти документ, но точно знаете, что он был, обратите внимание на кнопку «Показывать только свои документы»  . Если она нажата, деактивируйте её, щёлкнув по ней левой кнопкой мыши.

Если в таблице не получается найти документ или в таблица вообще не отображается ни одной записи:

1. Проверьте названия столбцов таблицы. Если заголовок какой-либо колонки имеет тёмно-серый цвет – в колонке установлен фильтр (Рис. 1). Установите курсор в колонку (не на заголовок), нажмите правую кнопку мыши, выберите «Очистить фильтр» и нажмите левую кнопку мыши. Повторите для всех «тёмно-серых» колонок (кроме автофильтра по дате).

Рис. 1

Подробнее см. раздел "Сброс фильтра".

2. Проверьте автофильтр по дате документа  . Возможно, дата искомого документа находится за пределами периода отображения (Рис. 2). Выберите такое значение, чтобы дата искомого документа попадала в заданный период. Или нажмите в любом месте колонки «Дата документа» правую кнопку мыши и выберите «Очистить фильтр» (не рекомендуется, так как компьютер может "зависнуть" на некоторое время, обрабатывая большое количество документов).

Рис. 2

Подробнее см. раздел "Автофильтр по дате документа".

3. Проверьте Фильтр по документам пользователя . Если кнопка нажата – деактивируйте её, щёлкнув по ней левой кнопкой мыши (Рис. 3).

Рис. 3

Подробнее см. раздел "Фильтр по документам пользователя".

Не получается найти документ – обратитесь в техподдержку.

После того как поставщик отгрузил товары, необходимо, не дожидаясь физического поступления товара, заранее подготовиться к его получению и загрузить накладные от поставщика.

Если поставщик направляет приходные документы в электронном виде, их можно загрузить автоматически.

Для настройки автоматической загрузки документов обратитесь в техподдержку.

Поставщик должен быть внесён в справочник "Поставщики", сотрудники техподдержки проведут все необходимые настройки и согласуют формат обмена данными с поставщиком.

Автоматическая загрузка документов в программу "Аптека56" возможна только из файлов формата XML.

XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — это текстовый формат, который создан для хранения и передачи структурированных данных. Его ключевая особенность в том, что он позволяет описывать данные с помощью тегов (меток), которые определяют их структуру и смысл. Это делает информацию понятной и для человека, и для компьютера. XML-файлы можно открывать и редактировать в любом текстовом редакторе (например, «Блокнот», Notepad++, Word).

В программе "Аптека56" реализован следующий функционал автоматической загрузки приходных документов:

• Автоматическая загрузка приходных документов
• Повторная загрузка приходных документов с сервера
• Создание приходных документов из УПД
• Загрузка приходных документов, полученных по почте

Если у Вас есть приходные накладные только в бумажном виде, можно осуществить создание приходных документов вручную.

.

Алгоритм заказа товара

Этапы формирования заказа:

• Обновить Центр Загрузок.
• В главном меню перейти в раздел Приход/Заказ.
• Создать новый заказ.
• При необходимости объединить старые заказы с текущим.
• Открыть заказ, настроив параметры заказа.
• На вкладке "Заказ" найти товар для заказа и проставить необходимое количество. Можно использовать Полезные кнопки и функции раздела заказов.
• Проверить сумму и состав заказа, нажав кнопку Прайс/Заказ  или Ctrl+O.
• Отправить заказ поставщикам, нажав кнопку  или Ctrl+S.

Центр загрузок (ЦЗ) – это функция, позволяющая произвести обмен оперативной информацией через единый канал обмена данными с внешним сервером. Через ЦЗ обновляются следующая информация:

• электронные накладные;
• дефектуры;
• прайсы поставщиков.

Обновление Центра загрузок

ЦЗ может обновляться двумя способами:

• автоматически;
• в ручном режиме.

Для настройки автоматического обновления Центра загрузок обратитесь в службу техподдержки.

Для обновления ЦЗ в ручном режиме в Главном меню нажмите кнопку «Центр загрузок»  (Рис. 1):

Рис. 1

В окне «Центр загрузки» в полях «Задачи» и «Загрузка» программа автоматически отметит «галочкой» те разделы, по которым есть новая информация для обновления (Рис. 2):

Рис. 2

В разделе «Задачи» напротив каждого вида загружаемых документов могут стоять следующие признаки:

□ – для данного вида документов нет новых документов на загрузку

■ – для данного вида документов есть несколько новых документов на загрузку

V – для данного вида документов все имеющиеся на загрузку документы – новые, подлежат загрузке.

В случае необходимости отметьте или снимите «V» для тех позиций, которые необходимы для обновления. Можно загрузить документы выборочно, можно загрузить все документы одного вида, установив «V» на вид документа в разделе «Задачи».

После выбора нажмите кнопку ОК (Рис. 2) - выбранные документы загрузятся. Информация об этом отобразится в лог-журнале (Рис. 3).

Рис. 3

После окончания загрузки лог-журнал закроется автоматически. ЦЗ обновлен, можно приступать к дальнейшим действиям.

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы ( первый ключ), дефектуры (отказы) - в раздел Приход/Заказы ( первый ключ), прайсы поставщиков при загрузке обновляются.

Если настроено автоматическое обновление Центра Загрузок, то при наличии связи программа в течение дня через определённый промежуток времени сама будет обновлять документы и прайсы. Если нужно ускорить процесс или автоматическое обновление ЦЗ не настроено – обновите ЦЗ вручную . Перед началом работы в любом случае лучше обновить ЦЗ.

Как и в реальной жизни, в программе "Аптека56" товары хранятся на складе. Его можно найти, выбрав пункт главного меню Справочники/Склад (Рис. 1):

Рис. 1

Откроется окно, состоящее из 4-х частей (Рис. 2):

• список препаратов
• список аптечных пунктов
• список приходных накладных поставщиков
• список внутренних документов

Рис. 2

Используя быстрый фильтр (F7) для поиска по наименованию товара, можно получить всю информацию по движению товара за заданный период времени (Рис. 3).

Рис. 3

Подробнее см. раздел "Поиск товара на складе".

Информацию по движению товара за выбранный период можно распечатать (см. раздел "Печать отчётов по движению товаров на складе").

Также при необходимости для выбранных товаров можно распечатать ярлыки (см. раздел "Печать ярлыков для товаров на складе").

Для сохранения таблицы её нужно открыть, выбрав соответствующий пункт меню, отобрать необходимые записи с помощью фильтров (см. раздел "Применение фильтра"), записи, подлежащие сохранению, отметить "V" в соответствующем столбце с помощью левой кнопки мыши или кнопок выбора  и нажать кнопку "Сохранить"  (Рис. 1).

Рис. 1

Таблицы сохраняются в формате книг Microsoft Excel (программа должна быть установлена на компьютере). В диалоговом окне нужно указать папку, в которую будет сохранён файл, и нажать кнопку "Сохранить". 

Печать содержимого таблицы осуществляется при помощи функционала программы Excel.