УПД — это универсальный передаточный документ. Это бухгалтерский документ, который одновременно выполняет функции первичного учётного документа (товарной накладной, акта выполненных работ или оказанных услуг) и счёта-фактуры.

Основные функции УПД:

• подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• учитывает расходы у продавца и доходы у покупателя;
• позволяет заявить вычет по НДС для плательщиков НДС;
• служит основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.

УПД можно оформлять в бумажном или электронном виде. С 1 января 2026 года электронный УПД является основным форматом для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).

При электронном обмене все сведения структурируются в xml-файл, который автоматически проверяется оператором ЭДО и ФНС.

Программа "Аптека56" ориентирована на работу клиентов с ООО «Компания «Тензор», которая является оператором ЭДО. Электронный документооборот организован через специальное приложение Saby (СБИС). Все УПД загружаются в личный кабинет клиента, откуда их можно загрузить в ПО "Аптека56". На основании УПД можно создать приходную накладную.

Для работы с УПД в программе "Аптека56" в главном меню выберите раздел Бухгалтерия/УПД (Рис. 1):

Рис. 1

Откроется таблица с УПД. Если в ней нет ни одной записи, нажмите кнопку "Импорт из СБИС" (Рис. 2):

Рис. 2

Если обмен данными с Saby (СБИС) не настроен, в лог-окне появится соответствующее сообщение (Рис. 3):

Рис. 3

Для настройки обмена данными с Saby (СБИС) обратитесь в техподдержку.

Если обмен настроен, Вы увидите загруженные УПД (Рис. 4):

Рис. 4

С помощью фильтра по номеру документа найдите нужный УПД (Рис. 5). Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 5

Поставив курсор на нужную запись или, при необходимости, вручную или с помощью кнопок выбора отобрав несколько записей, нажмите кнопку "Создать приходные документы" или F9 (Рис. 6):

Рис. 6

Создание приходных документов на основе данных УПД будет отображено в лог-окне (Рис. 7):

Рис. 7

Сформированные на основании УПД накладные можно увидеть, выбрав раздел главного меню Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" ( первый ключ) (Рис. 8):

Рис. 8

Если документы не отображаются, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R. Проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Обратите внимание, что поле "Получатель" заполняется только в том случае, если эти данные указаны в xml-файле УПД, что бывает не всегда.

Для дальнейшей работы с приходными документами получатель обязательно должен быть определён.

Для заполнения поля "Получатель" поставьте курсор на нужную накладную (в примере на Рис. 8 это документ с номером 55512/56) и нажмите кнопку "Изменить получателя" . Затем нужно выбрать подразделение - аптеку, для которой предназначен товар, указанный в приходном документе (Рис. 9):

Рис. 9

Также можно войти в режим редактирования нажатием кнопки или F4 и в поле "Получатель" нажать . В открывшемся окне выберите нужное подразделение и подтвердите выбор, нажав (Рис. 10):

Рис. 10

После этого можно продолжить работу с документами.

Если возникла необходимость повторной загрузки приходного документа (например, он был по ошибке удалён), в главном меню выберите пункт Разное/Сервер/Документы (Рис. 1):

Рис. 1

Выберите период загрузки, чтобы туда попадала нужная накладная (Рис. 2):

Рис. 2

На сервере документы хранятся в течение месяца, старые документы загрузить таки способом не получится.

Есть два способа доставки документов: E-mail и FTP (см. колонку "Способ доставки"). В зависимости от способа доставки номер документа может быть в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла". Например, на Рис. 3 накладные от Пульса и Катрена приходят по электронной почте, а Агроресурсы выкладывают документы на FTP-сервер.

Рис. 3

В зависимости от поставщика и его способа доставки документов в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла" поставьте фильтр с логическим значением "содержит" и искомым значением "номер накладной". Не вводите номер приходного документа полностью, только значимую часть: например, для накладной 2105615-17 можете внести 2105615, 2105 или 5615 (Рис. 4).

Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 4

Результат поиска - на Рис. 5:

Рис. 5

Нажмите кнопку "Переотправить" - документ будет отправлен повторно, и через несколько минут его можно будет загрузить через Центр загрузок (Рис. 6).

Рис. 6 

Подробнее см. раздел "Автоматическая загрузка приходных документов".

Вновь загруженный документ будет виден в разделе Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" (  первый ключ) .

Автоматическая загрузка документов в программу "Аптека56" возможна только из файлов формата XML. Для настройки автоматической загрузки документов обратитесь в техподдержку.

XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — это текстовый формат, который создан для хранения и передачи структурированных данных. Его ключевая особенность в том, что он позволяет описывать данные с помощью тегов (меток), которые определяют их структуру и смысл. Это делает информацию понятной и для человека, и для компьютера. XML-файлы можно открывать и редактировать в любом текстовом редакторе (например, «Блокнот», Notepad++, Word).

Для автоматической загрузки новых накладных по отгруженному товару обновите Центр Загрузок (ЦЗ) (Рис. 1):

Рис. 1

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь загруженные документы находятся в состоянии "Временные" (первый ключ ).

Ход загрузки накладных отражается в лог-окне, по окончанию загрузки его можно закрыть. 

При удачной загрузке накладной возникает сообщение "Всего файлов: 1. Из них загружено успешно: 1" (Рис. 3):

Рис. 3

Если файл не загрузился, значит, в xml-документе, предоставленным поставщиком, есть какие-то ошибки (Рис. 4):

Рис. 4

Программа "Аптека56" контролирует корректность сумм, ставок НДС, дублирования товара и т.п.

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

На вкладке "Заказ отправлен" (Приход/Заказы  третий ключ) для удобства пользователей есть несколько полезных кнопок:

- выводит состав заказа (Рис. 1):

Рис. 1

- показывать вместе с приходным документом

Позволяет сравнить заказ с реальной поставкой товара (Рис. 2):

Рис. 2

Могут быть расхождения по цене и сумме, они отражены в разделе "Разница" и выделены цветом. Посмотреть только позиции с расхождениями можно, нажав кнопку "Показывать только различия" (Рис. 3):

Рис. 3

С помощью кнопки в разделе "Разница" можно посмотреть историю по товару (заказ и приход) за последние три месяца (Рис. 4):

Рис. 4

Для отправки заказа поставщикам в сформированном заказе (вкладка "Заказ") нужно нажать кнопку на панели инструментов «Отправить заказ» или Ctrl+S.

В открывшемся окне необходимо проверить поставщиков и суммы заказа и нажать «Отправить» (Рис. 1).

Рис. 1

В лог-окне будет выведено сообщение об успешной отправке заказа.

После отправки заказ автоматически перемещается из состояния "Заказ" ( первый ключ) в состояние "Заказ отправлен" ( второй ключ), при этом формируется несколько документов с одним и тем же номером заказа отдельно для каждого поставщика (Рис. 2):

Рис. 2

Заказы направляются не непосредственно поставщикам, а сначала на специально выделенный сервер Единого Заказа (ЕЗ). Номер заказа на сервере ЕЗ можно узнать в специальной колонке. Через непродолжительное время (в пределах 5 мин) заказ направляется поставщику. Его можно повторить как из программы, так и, обратившись в техподдержку, с сервера ЕЗ. Информация по заказам на сервере ЕЗ хранится в течение трёх месяцев, по запросу она может быть предоставлена поставщикам.

Проверить заказы, отправленные на сервер ЕЗ, но не отправленные поставщикам, можно, нажав кнопку в первом или во втором ключе. Выберите склад и период проверки и нажмите ОК (Рис. 3):

Рис. 3

В лог будут выведены неотправленные поставщикам с сервера ЕЗ заказы. Если лог пустой - все заказы отправлены (Рис. 4):

Рис. 4

Для повторной отправки заказа поставщику (например, в случае перебоев со связью) выберите необходимый заказ во втором ключе и переведите его в первый ключ , нажав кнопку "Вернуть на отправку" или Ctrl+F9. В первом ключе поставьте курсор на данный заказ и переведите его обратно во второй ключ, нажав кнопку "Отправить" или F9.

При повторной отправке заказа рекомендуем связаться с менеджером поставщика чтобы убедиться, что не будет дублирования заказа.

Когда пользователем будет получен заказ и в программу будет загружена приходная накладная, заказ автоматически будет переведён в состояние "Заказ получен" ( третий ключ). Это возможно только в том случае, если документах поставщика есть ссылка на номер заказа (бывает не всегда). Приходный документ, соответствующий заказу, можно найти вручную. Для этого, поставив курсор на нужный заказ во втором ключе, нажмите кнопку "Искать приходный документ" или F5. Если приходный документ получен, заказ можно вручную перевести в состояние "Заказ получен" ( третий ключ), нажав кнопку "Отправить" или F9.

Товарные позиции, привязанные к заказам в состоянии "Заказ отправлен" ( второй ключ), при формировании нового заказа отображаются со статусом "в пути" .

Иногда возникает необходимость включить в заказ с актуальной датой ранее созданный, но не отправленный заказ ( первый ключ). Например, можно открыть ранее полученную дефектуру, на вкладке "Отказы" перераспределить товар , а затем объединить данный заказ с текущим.

Или заказ формировался несколько дней, но не был отправлен поставщикам. У такого заказа устаревшая дата. Рекомендуем не отправлять устаревший заказ, а создать новый и объединить устаревший заказ с актуальным. Возможно, прайсы обновились, и некоторые товарные позиции невозможно будет заказать по той цене, которая была, или их вообще нет в прайсах.

Для объединения заказов:

• в первом ключе войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4;
• создайте новый заказ, нажав кнопку "Добавить"  или Insert;
• закройте созданный заказ;
• обновите выборку, нажав  или Ctrl+R;
• отметьте "галочками" устаревшие заказы, которые должны быть объединены с текущим;
• поставьте курсор на актуальный заказ и нажмите кнопку "Объединить отмеченные заказы с текущим" .

Старые заказы автоматически удалятся, можете продолжать работу по формированию текущего заказа. Нажав кнопку "Прайс/Заказ" или Ctrl+O, убедитесь в корректности объединения заказов.

Если Вы сделали заказ, но в это время прайсы обновились и поставщик не может поставить Вам требуемый товар (например, его уже нет в наличии), то список таких товаров можно увидеть на вкладке «Отказы». Товарные позиции загружаются из дефектур, полученных от поставщика и загруженных через Центр Загрузок, и имеют статус "Дефектура" (Рис. 1):

Рис. 1

При наличии товара у поставщиков дефектурные препараты можно перезаказать. Для этого, выбрав нужные позиции вручную или с помощью кнопок выбора , нажмите кнопку «Перераспределить» . Выберите поставщиков, у которых можно делать заказ, определитесь, нужно ли учитывать производителя товара и наличие товара "в пути", и нажмите ОК (Рис. 2):

Рис. 2

Перейдите на вкладку "Заказ" и, нажав кнопку "Прайс/Заказ" или Ctrl+O, убедитесь в корректности перераспределения и отправьте заказ поставщикам .

При автоматическом расчёте заказа (вкладка "Заказ" - Полезные кнопки и функции раздела заказов  - Рассчитать заказ и распределить по поставщикам  ) на вкладку "Отказы" попадают позиции со статусом "Отказ по алгоритму" (Рис. 3):

Рис. 3

Так как этих товарных позиций в наличии у поставщиков нет, перераспределить их невозможно.

Если на вкладке "Заказ" используется какой-то алгоритм автоматического формирования заказа, то результаты этого расчёта можно увидеть на вкладке "Спрос" (Рис. 1):

Рис. 1

При этом видно, программа сначала определяет потребность в препаратах в зависимости от условий автоматического расчёта (колонка "Заказано"), но если товар не найден в прайсах поставщиков, то он заказан быть не может (в колонке "Заказано" такие позиции выделяются розовым цветом и имеют статус "Не найдено"). Затем анализируются позиции "в пути" , то есть ранее заказанные, но ещё не принятые на склад. Для таких позиций характерен статус "Заказ отменён".

Кнопки вкладки "Спрос":

- сохранить в Excel

- Склад (Ctrl+F5) - переход на "Склад" с фильтром, установленным по текущему препарату

- добавить товар/наименование (Ins)

Добавляется товар из списка товаров пользователя (Рис. 2):

Рис. 2

- удалить (Ctrl+Del)

- очистить заявку (F8)

- рассчитать (F9)

Расчёт проводится в соответствии с алгоритмами, указанными на Рис. 3, аналогично вкладке "Заказ" (см. раздел "Полезные кнопки и функции раздела заказов").

Рис. 3

В окне раздела «Заказы» для удобства работы пользователей программы размещены следующие функциональные кнопки (Рис. 1):

Рис. 1

- поиск по торговому наименованию в интернет-справочниках Vidal и РЛС.

Если при нажатии соответствующих кнопок сайты не открываются, обратитесь в техподдержку.

- Дозаказ

Позволяет автоматически включить в заказ товары, проданные с указанного времени (не больше семи дней). Время продажи задаётся (Рис. 2):

Рис. 2

Максимальный срок продажи товара от даты заказа - неделя, иначе появляется предупреждение (Рис. 3):

Рис. 3

- История по товару

По товару, на котором установлен курсор (на Рис. 4 - АМЛОДИПИН 10МГ ТАБ Х30 производителя SCAN BIOTECH), можно получить информацию по заказам и приходным документам за последние три месяца (Рис. 5). 

Рис. 4

Рис. 5

- Обработка предзаказов клиентов, сформированных первостольником в кассовом терминале при продаже товара.

- Рассчитать заказ и распределить по поставщикам (F5)

В программе "Аптека56" реализовано несколько вариантов автоматического формирования заказа (Рис. 6):

Рис. 6

• Расчёт потребности по ABCXYZ анализу. Прогноз по спросу за период без учета производителя. Алгоритм анализирует продажи за заданный период времени, разбивает их по группам ABC (доходности и цене), XYZ (количеству упаковок и продаж), текущие остатки, и на основании этого составляет заявку, с запасом, заданным в днях.
• Прогноз по спросу за период. Алгоритм анализирует продажи за заданный период времени, текущие остатки, и на основании этого составляет заявку с запасом, заданным в днях (Рис. 7).

Рис. 7

• Список дефицита. Заказывает по 1 шт. товары из указанного списка дефицита.
• Минимальные остатки. Делает заказ по отмеченным спискам с минимальными остатками с и без привязки к поставщику.

Результаты автоматического формирования заказа можно увидеть на вкладке "Спрос".

- Уменьшение суммы заказа. По каждому поставщику можно указать предельную сумму заказа и указать поставщиков, по которым можно перераспредилить заказ в случае превышения указанной суммы (Рис. 8):

Рис. 8

- Условные обозначения (пиктограммы)

При формировании заказа на различных позициях могут появляться разные значки (пиктограммы). Они помогают сориентироваться в ситуации. Их много, и нет необходимости все их помнить.

Посмотреть описание условного обозначения можно, нажав на кнопку на панели задач и выбрав пункт меню «Условные обозначения» (Рис. 9).

Рис. 9

Могут быть пиктограммы, присвоенные спискам товаров (см. раздел «Списки товаров» - "Выделение списка товаров при заказе"), например, для заказа акционных товаров.

Обращайте внимание на препараты ПКУ , наркотические и приравненные к ним препараты , препараты неразрешённого ассортимента , если не хотите с ними работать.

- Отправить заказ (Ctrl+S)

Для отправки заказа поставщикам нужно нажать соответствующую кнопку на панели инструментов «Отправить заказ» или Ctrl+S.

В открывшемся окне необходимо проверить поставщиков и суммы заказа и нажать «Отправить» (Рис. 10):

Рис. 10

В лог-окне будет выведено сообщение об успешной отправке заказа.

(F6) - увеличить количество заказываемого товара на 1 (с учётом кратности)

(Ctrl+Down) - поиск товара в соответствии с настройками поиска

Для настройки параметров поиска нажмите стрелочку рядом с кнопкой , чтобы вызвать окно настройки поиска (Рис. 11):

Рис. 11

В появившемся окне проставьте нужные параметры (Рис. 12):

Рис. 12

Теперь можно передвигаться по товарам, удовлетворяющим критериям поиска, используя кнопку или клавиши Ctrl+Down.

- обновить продажи (справочник товаров и продаж пользователя будет обновлён)

- вниз к новой продаже – переход на последнюю строку справочника товаров пользователя

- вверх к новой продаже – переход на первую строку справочника товаров пользователя

- включение и отключение постоянного фильтра по наименованию препарата (см. раздел "Применение фильтра")

- поиск по МНН

- поиск по АТХ

- фильтр по производителю (Рис. 13):

Рис. 13

- убрать справочник товаров пользователя и продажи (остаётся только справочник товаров поставщиков)

- привязка прайсов и товарного справочника

Если кнопка нажата, то при переходе по наименованию в справочнике товаров поставщиков будет осуществляться синхронный переход на тот же товар в справочнике товаров пользователя и наоборот.

- фильтр в справочнике товаров поставщиков по препарату, выбранному в справочнике товаров пользователя (нажмите кнопку, если хотите видеть один и тот же препарат в справочниках поставщиков и пользователя)

(Ctrl+O) – переключение режима Прайс/Заказ

Если кнопка нажата, будут отображаться только товары, для которых заполнено поле «Заказ фактический», то есть проставлено количество для заказа. Таким образом можно быстро посмотреть состав заказа на текущий момент. Чтобы продолжить формирование заказа, кнопку нужно отжать.

Рекомендуем проверить состав и сумму заказа перед отправкой поставщикам.

- фильтр по прайсам поставщиков

Можно выбрать прайсы нужного поставщика или только уценённые, акционные, эксклюзивные товары или препараты СТМ – собственной торговой марки, отметив "галочкой" нужную позицию (Рис. 14):

Рис. 14

(Ctrl+F5) – переход в справочник «Склад», где автоматически будет стоять фильтр по товару, на котором стоит курсор в заказе.

- очистить заявку

- печать отчётов

Можно распечатать следующие отчёты (Рис. 15):

• прогноз спроса (Рис. 16)
• дефектура по автозаказу (Рис. 17)
• отказы по заказу (Рис. 18)
• заказ (Рис. 19)

Рис. 15

Рис. 16

Рис. 17

Рис. 18

Рис. 19

(F3) – график поступления и продажи выбранного товара за указанное количество дней (Рис. 20):

Рис. 20

(Ctrl+F1) - дополнительная информация по предупреждению

(Ctrl+F2) – Неудовлетворённый спрос

Анализируется поиск первостольником товаров в кассовом терминале за 30 и 7 дней (Рис. 21):

Рис. 21

По каждому поиску подбираются совпавшее наименование, и в прайсах поставщиков сразу находится похожий препарат, который можно тут же заказать.

Кнопки окна неудовлетворённого спроса:

- детализация поиска (Рис. 22):

Рис. 22

- режим просмотра (все поиски первостольника / данные от первостольника)

- перейти к следующему поиску (на новую строку)

- удалить поиск (строку)

- удалить всё

(F9) – Интерактивная заявка

При нажатии кнопки отображаются дополнительные поля для поиска товаров в прайсах поставщиков (Рис. 23):

Рис. 23

- заказать текущую позицию (Ctrl+Z)

- заказать всё (Ctrl+A)

Также указывается требуемое количество, заказанное количество и статус.

Контроль цен ЖНВЛП (жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов ) (Рис. 24):

Рис. 24

Для ЖНВЛП можно определить розничную цену, исходя из цен изготовителя и поставщика и схемы наценки, применяемой пользователем. Если какая-то цена превышает установленные законодательством ограничения, то она выделена розовой заливкой.

Вкладка «Заказ» состоит из двух разделов (Рис. 1):

• справочник товаров поставщиков, сформированный из прайсов
• справочник товаров и продаж пользователя

Рис. 1

В справочнике товаров поставщиков чёрным цветом выделены товары, которые были или есть на складе пользователя, светло-серым цветом выделены новые товары. Все они доступны для заказа.

Нажав кнопку на панели инструментов, справочник товаров и продаж пользователя можно убрать.

Границы между разделами, их размеры и ширину столбцов можно регулировать, зажав левую кнопку мыши и перетащив в нужное место (см. "Настройка ширины и места расположения колонок" в разделе "Настройка таблиц").

Видимость столбцов можно регулировать, нажав правую кнопку мыши на названии любого столбца и поставив необходимые «галочки». Там же можно изменить шрифт (Рис. 2):

Рис. 2

Если Вы работаете со списками исключений и дефицита, сделайте видимыми соответствующие столбцы "Дефицит" и "Искл.".

Чтобы заказать товар, достаточно его найти в прайсах поставщиков и поставить нужное количество товара в колонке Заказ/Фактический (поле для заказа на Рис. 1). Проще всего найти товар в прайсах с помощью быстрого фильтра, нажав F7. Если Вы точно знаете, как называется товар, можно просто поставить курсор в колонку "Наименование" справочника товаров поставщиков или справочника товаров пользователя и начать набирать наименование. К примеру, Вам нужно заказать лозартан. Поставьте курсор в колонку "Наименование" и наберите лозар. В справочнике товаров пользователя выберите нужную дозировку препарата - при нажатой кнопке  отобразятся возможные варианты препарата в прайсах поставщиков (Рис. 3):

Рис. 3

При заказе товара необходимо обращать внимание на колонки "Кратность", "Мин. кол-во" и "Срок годности" в справочнике товаров поставщиков.

Кратность показывает, на какое число без остатка должно делится заказываемое количество товара (например, при кратности 5 можно заказывать количество заказываемого товара должно быть 5, 10, 15 и т.д. шт.).

Мин. кол-во - минимальное количество товара, которое может быть заказано.

Программа автоматически исправляет количество заказываемого товара, если оно не соответствует требованиям поставщика, выводя соответствующее сообщение .

Работу с заказом сильно облегчают Полезные кнопки и функции раздела заказов.