Универсальный передаточный документ (УПД) - это документ, который объединяет функции первичного учётного документа (товарной накладной, акта выполненных работ или оказанных услуг) и счёта-фактуры. Он используется для подтверждения факта отгрузки товаров, выполнения работ или оказания услуг, а также для учёта расходов у продавца, доходов у покупателя и расчёта НДС.

Бумажная форма УПД не имеет строго установленной формы. Обычно компании используют рекомендованную форму из письма ФНС от 21 октября 2013 года №ММВ-20-3/96@. В такой бланк можно вносить дополнительные показатели.

Пример УПД приведён на Рис. 1:

Рис. 1

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 - это первичный учётный документ, который подтверждает факт передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от продавца (поставщика) покупателю. На её основании продавец списывает товар со склада, а покупатель - приходует его.

Форма ТОРГ-12 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 №132 (Рис. 1). С 2013 года её применение не является обязательным: компании вправе разработать собственный бланк, если он содержит все обязательные реквизиты первичного документа, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ.

Рис. 1

Счёт-фактура - это строго регламентированный налоговый документ, который продавец оформляет при передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав. Его ключевая задача — зафиксировать сумму налога на добавленную стоимость (НДС), заложенную в стоимость сделки, и дать покупателю законное основание заявить этот НДС к вычету.

Форма счёта-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (Рис. 1). Документ можно оформить как на бумаге, так и в электронном виде через систему электронного документооборота (ЭДО).

Рис. 1

Пример содержимого документа возврата брака серий приведён на Рис.1:

Рис. 1

Форма возвратной накладной приведена на Рис. 1:

Рис. 1

Главная задача ТОРГ-2 — официально зафиксировать факт расхождения прямо в момент приёмки. Этот документ становится юридическим основанием, чтобы предъявить претензию поставщику: вернуть деньги, допоставить товар или зачесть разницу. Если возникнет спор, акт ТОРГ-2 будет главным доказательством того, что покупатель действовал добросовестно и своевременно зафиксировал проблему.

С 2013 года унифицированная форма ТОРГ-2 не является обязательной. Компании вправе разработать собственный бланк, главное - чтобы в нём были все обязательные реквизиты первичного документа (название, дата, содержание операции, подписи ответственных лиц). Часто компании берут за основу структуру ТОРГ-2, но адаптируют под свои нужды. Форма, используемая в программе "Аптека56", представлена на Рис. 1:

Рис. 1

Содержимое всех документов возврата брака серий можно вывести на печать. Для этого существует несколько печатных форм.

Подробнее о настройках печати документов см. раздел «Печать документов А4»/«Настройка печати».

Для печати документов А4 нажмите стрелку рядом с принтером в общем меню и выберите нужную форму:

• Акт о расхождении ТОРГ-2
• Возвратная накладная
• Содержимое документа возврата брака серий
• Счёт-фактура
• Товарная накладная ТОРГ-12
• Универсальный передаточный документ
• Ярлык на возврат товара
• Отчёт "Брак серий"

Если какие-то печатные формы не актуальны, уберите "галочку" возле такой формы в настройках печати.

Для просмотра и вывода на печать списка препаратов, включённых в документы возврата брака серий за указанный период, можно использовать отчёт «Брак серий» (раздел главного меню Разное/Отчёты/Контроль). Двойным щелчком левой кнопки мыши запустите формирование отчёта, выберите начало и конец периода, нужный аптечный пункт и нажмите ОК (Рис. 1):

Рис. 1

Форма отчёта приведена на Рис. 2:

Документ возврата брака серий может быть создан не только автоматически при проверке товара по приходу товара и по наличию на складе, но и вручную. Для этого в разделе главного меню Расход/Возврат брака серий/Резерв брака (Рис. 1, Рис. 2) войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, нажмите кнопку "Создать документ" или Insert и в появившемся окне выберите отправителя и получателя товара. Номер документа формируется автоматически, его можно скорректировать или оставить как есть.

Рис. 1

Рис. 2

Вновь созданный документ открывается автоматически для добавления забракованного товара (Рис. 4):

Рис. 4

Для добавления товара войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, нажмите кнопку "Добавить товар" или Insert. В поле "Наименование" наберите часть наименования забракованного товара. Можно установить звёздочку * в начале слова, нажав кнопку "Искать любое вхождение" , тогда поиск будет выполняться не по первым буквам товара, а по вхождению части наименования. Если в приходном документе на товаре стоит флаг "Брак серии", то серия будет перечёркнута либо выделена красным цветом (Рис. 5), однако это не обязательно, для возврата можно выбрать любой товар. 

Рис. 5

Выберите нужный товар двойным щелчком левой кнопки мыши, укажите количество товара, подлежащее возврату поставщику, нажмите ОК (Рис. 6):

Рис. 6

Товар добавлен в документ возврата (Рис. 7):

Рис. 7

При необходимости добавьте другой забракованный товар, подлежащий возврату данному поставщику.

Нажмите кнопку "Маркировка"  или F3 и отсканируйте код маркировки возвращаемого товара или, нажав кнопку "Добавить DataMatrix вручную" , привяжите отсканированный при приёмке товара код маркировки, подтвердив выбор  (Рис. 8):

Рис. 8

Код маркировки привязан (Рис. 9):

Рис. 9

Закройте раздел маркировки и документ возврата. Теперь можно осуществить возврат брака серий.

По товарам, которые в результате проверки в Честном знаке (ЧЗ) по приходу товара или по наличию на складе были помечены как брак, в разделе главного меню Расход/Возврат брака серий/Резерв брака  (Рис. 1) будет сформирован документ с префиксом «ВБ» (см. раздел Номера документов) и комментарием «брак серий» (Рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Также возможно создание документа возврата брака серий вручную.

Для маркированного товара к документу возврата должны быть привязаны коды маркировки, иначе при переводе документа в следующее состояние возникнет ошибка (Рис. 3), перевод будет заблокирован.

Рис. 3

 Для привязки кодов маркировки поставьте курсор на нужный документ, нажмите кнопку "Маркировка" или F3 и отсканируйте код маркировки возвращаемого товара или, нажав кнопку "Добавить DataMatrix вручную" , привяжите отсканированный при приёмке товара код маркировки, подтвердив выбор (Рис. 4):

Рис. 4

Код маркировки привязан (Рис. 5):

Рис. 5

Закройте раздел маркировки переведите документ возврата в следующее состояние, нажав кнопку  или F9. В появившемся окне подтвердите перевод, нажав ОК (Рис. 6):

Рис. 6

Внимание! Проведение документа возврата поставщику необходимо выполнить не раньше получения одобрения поставщиком возврата и не позже момента фактической передачи товара представителю поставщика.

При переводе документа возврата во второй ключ для маркированных лекарственных препаратов в Честный знак (ЧЗ) автоматически направляется документ по схеме 417, которая используемая для регистрации возврата лекарственных препаратов, находящихся в статусе "Оборот приостановлен" (подробнее см. раздел Маркировка товара).

Если Вы ошибочно перевели документ возврата маркированного товара во второй ключ  - обратитесь в техподдержку.

Для документов возврата брака серий можно распечатать Печатные формы возврата брака серий.