Июль 2026 — Фарм-Оператор

В программе "Аптека56" большинство документов загружаются автоматически (при условии предоставления поставщиком xml-файла). Однако бывают поставщики, которые не могут предоставить файл в формате xml по приходному документу, есть только бумажный вариант накладной. В таком случае можно создать приходный документ вручную (не рекомендуется, так как это довольно трудоёмкий процесс).

В Главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1):

Рис. 1

В разделе «Временные» ( первый ключ) войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, нажмите кнопку «Создать документ»  или Insert, в окне создания документа выберите отправителя и получателя, введите номер документа, при необходимости скорректируйте дату документа и дату оплаты и нажмите «ОК» (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь созданный документ откроется автоматически для добавления товара. Войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, нажмите кнопку «Добавить товар»  или Insert. В открывшемся окне в поле «Наименование» введите первые буквы наименования товара и нажмите F7 – программа выведет список подходящих товаров (Рис. 3):

Рис. 3

Если вводимый товар есть в предлагаемом списке – выберите его двойным щелчком левой кнопки мыши по нужной строке. Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС) осуществится автоматически. Если ничего подходящего нет – введите наименование и производителя товара, позже нужно будет сделать привязку к ЕС.

С помощью кнопки «НДС» можно задать предпочтительный вариант ввода цены товара (Рис. 4):

Рис. 4

Как правило, это "Цена поставщика с НДС".

Введите количество, цену с НДС, НДС (%), срок годности, страну. Если срок годности неизвестен, рекомендуем всё-таки заполнит это поле, поставив заведомо большое значение (в примере - 31.12.2030). 

Поставив курсор в поле "Заводской штрихкод", можно отсканировать штрихкод с товара.

Нажмите кнопку «Добавить препарат»  или F5 (Рис. 5) - товар будет добавлен в накладную.

Рис. 5

Аналогично добавьте все товары по приходному документу. 

После добавления всех товаров проставьте нужные признаки товаров и флаги для маркированных препаратов: для лекарственных препаратов должен стоять флаг "МДЛП", для нелекарственных маркированных товаров - флаг "Маркировка", для ЖНВЛП (жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты) должен стоять флаг "МДЛП" и признак "ЖНВЛС". Остальные признаки товара можно не устанавливать, они есть в справочнике товаров. Для ЖНВЛП проставьте цены реестра, изготовителя и поставщика, используя «Протокол согласования цен».

При закрытии накладной будет выведен запрос (Рис. 6):

Рис. 6

Рекомендуем ответить "Да". Тогда программа автоматически посчитает сумму цен поставщика без НДС и с НДС и сумму НДС по накладной (Рис. 7).

Рис. 7

Сверьте эти суммы с тем, что указал поставщик в приходном документе. Часто бывают расхождения, так как в программе "Аптека56" сумма рассчитывается следующим образом:

Сумма с НДС=цена единицы товара*количество товара + НДС.

 Многие поставщики делают такой расчёт:

(Сумма с НДС-НДС)/количество товара=цена единицы товара.

При таком подходе часто цена единицы товара не может быть рассчитана с точностью до копеек, её приходится округлять, что приводит к расхождениям с расчётами программы "Аптека56".

Если есть расхождения по оптовым суммам, поставьте курсор на нужную накладную, войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и исправьте значения в колонках "Сума оптовая без НДС" и "Сума оптовая с НДС" на те значения, которые указаны поставщиком в приходном документе. Сумма НДС рассчитается автоматически, её исправлять не нужно.

Для крупных поставщиков загрузка документов в программу "Аптека56", как правило, автоматизирована. Также существует возможность загрузить приходный документ, полученный от поставщика, к примеру, по электронной почте. Такой документ обязательно должен быть формата xml.

Скачайте полученный по почте файл, запомнив каталог, куда Вы его сохранили (как правило, это "Загрузки" или "Downloads").

В главном меню программы выберите раздел Справочники/Поставщики (Рис. 1):

Рис. 1

Поставщик должен быть добавлен в Справочник "Поставщики".

В открывшемся окне поставьте курсор на нужного поставщика и нажмите кнопку "Загрузка накладных" или F3 (Рис. 2):

Рис. 2

Выберите каталог, в который Вы сохранили приходный документ, поставьте на него курсор и нажмите "Открыть" (Рис. 3):

Рис. 3

Процесс загрузки будет отражён в лог-окне (Рис. 4):

Рис. 4

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Закройте лог-окно, закройте справочник поставщиков и перейдите в раздел главного меню Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" ( первый ключ). Если загруженный документ не отображается, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R, проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Можно продолжить работу с документом.

УПД — это универсальный передаточный документ. Это бухгалтерский документ, который одновременно выполняет функции первичного учётного документа (товарной накладной, акта выполненных работ или оказанных услуг) и счёта-фактуры.

Основные функции УПД:

• подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• учитывает расходы у продавца и доходы у покупателя;
• позволяет заявить вычет по НДС для плательщиков НДС;
• служит основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.

УПД можно оформлять в бумажном или электронном виде. С 1 января 2026 года электронный УПД является основным форматом для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО).

При электронном обмене все сведения структурируются в xml-файл, который автоматически проверяется оператором ЭДО и ФНС.

Программа "Аптека56" ориентирована на работу клиентов с ООО «Компания «Тензор», которая является оператором ЭДО. Электронный документооборот организован через специальное приложение Saby (СБИС). Все УПД загружаются в личный кабинет клиента, откуда их можно загрузить в ПО "Аптека56". На основании УПД можно создать приходную накладную.

Для работы с УПД в программе "Аптека56" в главном меню выберите раздел Бухгалтерия/УПД (Рис. 1):

Рис. 1

Откроется таблица с УПД. Если в ней нет ни одной записи, нажмите кнопку "Импорт из СБИС" (Рис. 2):

Рис. 2

Если обмен данными с Saby (СБИС) не настроен, в лог-окне появится соответствующее сообщение (Рис. 3):

Рис. 3

Для настройки обмена данными с Saby (СБИС) обратитесь в техподдержку.

Если обмен настроен, Вы увидите загруженные УПД (Рис. 4):

Рис. 4

С помощью фильтра по номеру документа найдите нужный УПД (Рис. 5). Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 5

Поставив курсор на нужную запись или, при необходимости, вручную или с помощью кнопок выбора отобрав несколько записей, нажмите кнопку "Создать приходные документы" или F9 (Рис. 6):

Рис. 6

Создание приходных документов на основе данных УПД будет отображено в лог-окне (Рис. 7):

Рис. 7

Сформированные на основании УПД накладные можно увидеть, выбрав раздел главного меню Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" ( первый ключ) (Рис. 8):

Рис. 8

Если документы не отображаются, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R. Проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Обратите внимание, что поле "Получатель" заполняется только в том случае, если эти данные указаны в xml-файле УПД, что бывает не всегда.

Для дальнейшей работы с приходными документами получатель обязательно должен быть определён.

Для заполнения поля "Получатель" поставьте курсор на нужную накладную (в примере на Рис. 8 это документ с номером 55512/56) и нажмите кнопку "Изменить получателя" . Затем нужно выбрать подразделение - аптеку, для которой предназначен товар, указанный в приходном документе (Рис. 9):

Рис. 9

Также можно войти в режим редактирования нажатием кнопки или F4 и в поле "Получатель" нажать . В открывшемся окне выберите нужное подразделение и подтвердите выбор, нажав (Рис. 10):

Рис. 10

После этого можно продолжить работу с документами.

Если возникла необходимость повторной загрузки приходного документа (например, он был по ошибке удалён), в главном меню выберите пункт Разное/Сервер/Документы (Рис. 1):

Рис. 1

Выберите период загрузки, чтобы туда попадала нужная накладная (Рис. 2):

Рис. 2

На сервере документы хранятся в течение месяца, старые документы загрузить таки способом не получится.

Есть два способа доставки документов: E-mail и FTP (см. колонку "Способ доставки"). В зависимости от способа доставки номер документа может быть в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла". Например, на Рис. 3 накладные от Пульса и Катрена приходят по электронной почте, а Агроресурсы выкладывают документы на FTP-сервер.

Рис. 3

В зависимости от поставщика и его способа доставки документов в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла" поставьте фильтр с логическим значением "содержит" и искомым значением "номер накладной". Не вводите номер приходного документа полностью, только значимую часть: например, для накладной 2105615-17 можете внести 2105615, 2105 или 5615 (Рис. 4).

Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 4

Результат поиска - на Рис. 5:

Рис. 5

Нажмите кнопку "Переотправить" - документ будет отправлен повторно, и через несколько минут его можно будет загрузить через Центр загрузок (Рис. 6).

Рис. 6 

Подробнее см. раздел "Автоматическая загрузка приходных документов".

Вновь загруженный документ будет виден в разделе Приход/Приходные документы в состоянии "Временные" (  первый ключ) .

Автоматическая загрузка документов в программу "Аптека56" возможна только из файлов формата XML. Для настройки автоматической загрузки документов обратитесь в техподдержку.

XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — это текстовый формат, который создан для хранения и передачи структурированных данных. Его ключевая особенность в том, что он позволяет описывать данные с помощью тегов (меток), которые определяют их структуру и смысл. Это делает информацию понятной и для человека, и для компьютера. XML-файлы можно открывать и редактировать в любом текстовом редакторе (например, «Блокнот», Notepad++, Word).

Для автоматической загрузки новых накладных по отгруженному товару обновите Центр Загрузок (ЦЗ) (Рис. 1):

Рис. 1

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь загруженные документы находятся в состоянии "Временные" (первый ключ ).

Ход загрузки накладных отражается в лог-окне, по окончанию загрузки его можно закрыть. 

При удачной загрузке накладной возникает сообщение "Всего файлов: 1. Из них загружено успешно: 1" (Рис. 3):

Рис. 3

Если файл не загрузился, значит, в xml-документе, предоставленным поставщиком, есть какие-то ошибки (Рис. 4):

Рис. 4

Программа "Аптека56" контролирует корректность сумм, ставок НДС, дублирования товара и т.п.

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

На вкладке "Заказ отправлен" (Приход/Заказы  третий ключ) для удобства пользователей есть несколько полезных кнопок:

- выводит состав заказа (Рис. 1):

Рис. 1

- показывать вместе с приходным документом

Позволяет сравнить заказ с реальной поставкой товара (Рис. 2):

Рис. 2

Могут быть расхождения по цене и сумме, они отражены в разделе "Разница" и выделены цветом. Посмотреть только позиции с расхождениями можно, нажав кнопку "Показывать только различия" (Рис. 3):

Рис. 3

С помощью кнопки в разделе "Разница" можно посмотреть историю по товару (заказ и приход) за последние три месяца (Рис. 4):

Рис. 4

Для отправки заказа поставщикам в сформированном заказе (вкладка "Заказ") нужно нажать кнопку на панели инструментов «Отправить заказ» или Ctrl+S.

В открывшемся окне необходимо проверить поставщиков и суммы заказа и нажать «Отправить» (Рис. 1).

Рис. 1

В лог-окне будет выведено сообщение об успешной отправке заказа.

После отправки заказ автоматически перемещается из состояния "Заказ" ( первый ключ) в состояние "Заказ отправлен" ( второй ключ), при этом формируется несколько документов с одним и тем же номером заказа отдельно для каждого поставщика (Рис. 2):

Рис. 2

Заказы направляются не непосредственно поставщикам, а сначала на специально выделенный сервер Единого Заказа (ЕЗ). Номер заказа на сервере ЕЗ можно узнать в специальной колонке. Через непродолжительное время (в пределах 5 мин) заказ направляется поставщику. Его можно повторить как из программы, так и, обратившись в техподдержку, с сервера ЕЗ. Информация по заказам на сервере ЕЗ хранится в течение трёх месяцев, по запросу она может быть предоставлена поставщикам.

Проверить заказы, отправленные на сервер ЕЗ, но не отправленные поставщикам, можно, нажав кнопку в первом или во втором ключе. Выберите склад и период проверки и нажмите ОК (Рис. 3):

Рис. 3

В лог будут выведены неотправленные поставщикам с сервера ЕЗ заказы. Если лог пустой - все заказы отправлены (Рис. 4):

Рис. 4

Для повторной отправки заказа поставщику (например, в случае перебоев со связью) выберите необходимый заказ во втором ключе и переведите его в первый ключ , нажав кнопку "Вернуть на отправку" или Ctrl+F9. В первом ключе поставьте курсор на данный заказ и переведите его обратно во второй ключ, нажав кнопку "Отправить" или F9.

При повторной отправке заказа рекомендуем связаться с менеджером поставщика чтобы убедиться, что не будет дублирования заказа.

Когда пользователем будет получен заказ и в программу будет загружена приходная накладная, заказ автоматически будет переведён в состояние "Заказ получен" ( третий ключ). Это возможно только в том случае, если документах поставщика есть ссылка на номер заказа (бывает не всегда). Приходный документ, соответствующий заказу, можно найти вручную. Для этого, поставив курсор на нужный заказ во втором ключе, нажмите кнопку "Искать приходный документ" или F5. Если приходный документ получен, заказ можно вручную перевести в состояние "Заказ получен" ( третий ключ), нажав кнопку "Отправить" или F9.

Товарные позиции, привязанные к заказам в состоянии "Заказ отправлен" ( второй ключ), при формировании нового заказа отображаются со статусом "в пути" .

Иногда возникает необходимость включить в заказ с актуальной датой ранее созданный, но не отправленный заказ ( первый ключ). Например, можно открыть ранее полученную дефектуру, на вкладке "Отказы" перераспределить товар , а затем объединить данный заказ с текущим.

Или заказ формировался несколько дней, но не был отправлен поставщикам. У такого заказа устаревшая дата. Рекомендуем не отправлять устаревший заказ, а создать новый и объединить устаревший заказ с актуальным. Возможно, прайсы обновились, и некоторые товарные позиции невозможно будет заказать по той цене, которая была, или их вообще нет в прайсах.

Для объединения заказов:

• в первом ключе войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4;
• создайте новый заказ, нажав кнопку "Добавить"  или Insert;
• закройте созданный заказ;
• обновите выборку, нажав  или Ctrl+R;
• отметьте "галочками" устаревшие заказы, которые должны быть объединены с текущим;
• поставьте курсор на актуальный заказ и нажмите кнопку "Объединить отмеченные заказы с текущим" .

Старые заказы автоматически удалятся, можете продолжать работу по формированию текущего заказа. Нажав кнопку "Прайс/Заказ" или Ctrl+O, убедитесь в корректности объединения заказов.

Если Вы сделали заказ, но в это время прайсы обновились и поставщик не может поставить Вам требуемый товар (например, его уже нет в наличии), то список таких товаров можно увидеть на вкладке «Отказы». Товарные позиции загружаются из дефектур, полученных от поставщика и загруженных через Центр Загрузок, и имеют статус "Дефектура" (Рис. 1):

Рис. 1

При наличии товара у поставщиков дефектурные препараты можно перезаказать. Для этого, выбрав нужные позиции вручную или с помощью кнопок выбора , нажмите кнопку «Перераспределить» . Выберите поставщиков, у которых можно делать заказ, определитесь, нужно ли учитывать производителя товара и наличие товара "в пути", и нажмите ОК (Рис. 2):

Рис. 2

Перейдите на вкладку "Заказ" и, нажав кнопку "Прайс/Заказ" или Ctrl+O, убедитесь в корректности перераспределения и отправьте заказ поставщикам .

При автоматическом расчёте заказа (вкладка "Заказ" - Полезные кнопки и функции раздела заказов  - Рассчитать заказ и распределить по поставщикам  ) на вкладку "Отказы" попадают позиции со статусом "Отказ по алгоритму" (Рис. 3):

Рис. 3

Так как этих товарных позиций в наличии у поставщиков нет, перераспределить их невозможно.

Если на вкладке "Заказ" используется какой-то алгоритм автоматического формирования заказа, то результаты этого расчёта можно увидеть на вкладке "Спрос" (Рис. 1):

Рис. 1

При этом видно, программа сначала определяет потребность в препаратах в зависимости от условий автоматического расчёта (колонка "Заказано"), но если товар не найден в прайсах поставщиков, то он заказан быть не может (в колонке "Заказано" такие позиции выделяются розовым цветом и имеют статус "Не найдено"). Затем анализируются позиции "в пути" , то есть ранее заказанные, но ещё не принятые на склад. Для таких позиций характерен статус "Заказ отменён".

Кнопки вкладки "Спрос":

- сохранить в Excel

- Склад (Ctrl+F5) - переход на "Склад" с фильтром, установленным по текущему препарату

- добавить товар/наименование (Ins)

Добавляется товар из списка товаров пользователя (Рис. 2):

Рис. 2

- удалить (Ctrl+Del)

- очистить заявку (F8)

- рассчитать (F9)

Расчёт проводится в соответствии с алгоритмами, указанными на Рис. 3, аналогично вкладке "Заказ" (см. раздел "Полезные кнопки и функции раздела заказов").

Рис. 3