После того, как поставщик отгрузил товары, необходимо, не дожидаясь физического поступления товара, заранее подготовиться к его получению и загрузить накладные от поставщика.

Если поставщик направляет приходные документы в электронном виде, их можно загрузить автоматически.

Для настройки автоматической загрузки документов обратитесь в техподдержку.

Если у Вас есть только бумажные приходные накладные, можно осуществить Создание приходного документа вручную.

В любом случае поставщик должен быть внесён в Справочник «Поставщики».

Автоматическая загрузка документов в программу "Аптека56" возможна только из файлов формата XML.

XML (eXtensible Markup Language — расширяемый язык разметки) — это текстовый формат, который создан для хранения и передачи структурированных данных. Его ключевая особенность в том, что он позволяет описывать данные с помощью тегов (меток), которые определяют их структуру и смысл. Это делает информацию понятной и для человека, и для компьютера. XML-файлы можно открывать и редактировать в любом текстовом редакторе (например, «Блокнот», Notepad++, Word).

Автоматическая загрузка приходных документов

Для автоматической загрузки новых накладных по отгруженному товару обновите Центр загрузок (ЦЗ)  (Рис. 1). Подробнее см. раздел «Центр Загрузок».

Рис. 1

Электронные накладные загружаются в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 2):

Рис. 2 

Вновь загруженные документы находятся в состоянии "Временные" (первый ключ  ).

Ход загрузки накладных отражается в лог, по окончанию загрузки его можно закрыть. 

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Повторная загрузка приходных документов

Если возникла необходимость повторной загрузки приходного документа (например, он был по ошибке удалён), в главном меню выберите пункт Разное/Сервер/Документы (Рис. 3):

Рис. 3

Выберите период загрузки, чтобы туда попадала нужная накладная (Рис. 4):

Рис. 4

На сервере документы хранятся в течение месяца, старые документы загрузить таки способом не получится.

Есть два способа доставки документов: E-mail и FTP (см. колонку "Способ доставки"). В зависимости от способа доставки номер документа может быть в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла". Например, на Рис. 5 накладные от Пульса и Катрена приходят по почте, а Агроресурсы выкладывают документы на FTP-сервер.

Рис. 5

В зависимости от поставщика и его способа доставки документов в колонке "E-mail/Файл" или "FTP/Имя файла" поставьте фильтр с логическим значением "содержит" и искомым значением "номер накладной". Не вводите номер приходного документа полностью, только значимую часть: например, для накладной 2105615-17 можете внести 2105615, 2105 или 5615 (Рис. 6). 

Подробнее см. раздел "Применение фильтра".  

Рис. 6

Результат поиска - на Рис. 7:

Рис. 7

Нажмите кнопку "Переотправить"  - документ будет отправлен повторно, и через несколько минут его можно будет загрузить через Центр загрузок (Рис. 1).

Загрузка приходных документов из УПД

УПД — это универсальный передаточный документ. Это первичный учётный документ, который одновременно выполняет функции первичного учётного документа (товарной накладной, акта выполненных работ или оказанных услуг) и счёта-фактуры.

Основные функции УПД:

• подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг;
• учитывает расходы у продавца и доходы у покупателя;
• позволяет заявить вычет по НДС для плательщиков НДС;
• служит основанием для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учёте.

УПД можно оформлять в бумажном или электронном виде. С 1 января 2026 года электронный УПД является основным форматом для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). 

При электронном обмене все сведения структурируются в XML-файл, который автоматически проверяется оператором ЭДО и ФНС. 

Программа "Аптека56" ориентирована на работу клиентов с ООО «Компания «Тензор», которая является оператором ЭДО. Электронный документооборот организован через специальное приложение Saby (СБИС). Все УПД загружаются в личный кабинет клиента, откуда их можно загрузить в ПО "Аптека56". На основании УПД можно создать приходную накладную.

Для работы с УПД в программе "Аптека56" в главном меню выберите раздел Бухгалтерия/УПД (Рис. 8):

Рис. 8

Откроется таблица с УПД. Если в ней нет ни одной записи, нажмите кнопку "Импорт из СБИС"  (Рис. 9):

Рис. 9

Если обмен данными с Saby (СБИС) не настроен, в лог появится соответствующее сообщение (Рис. 10):

Рис. 10

Для настройки обмена данными с Saby (СБИС) обратитесь в техподдержку.

Если обмен настроен, Вы увидите загруженные УПД (Рис. 11):

Рис. 11

С помощью фильтра но номеру документа найдите нужный УПД (Рис. 12). Подробнее см. раздел "Применение фильтра".

Рис. 12

Поставив курсор на нужную запись или, при необходимости, вручную или с помощью кнопок выбора  отобрав несколько записей, нажмите кнопку "Создать приходные документы"  или F9 (Рис. 13):

Рис. 13

Создание приходных документов на основе данных УПД будет отображено в лог (Рис. 14):

Рис. 14

Сформированные на основании УПД накладные можно увидеть, выбрав раздел главного меню Приход/Приходные документы в статусе "Временные" (  первый ключ) (Рис. 15):

Рис. 15

Если документы не отображаются, нажмите кнопку "Обновить выборку"  или CTRL+R. Проверьте автофильтр по дате документа  и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы"   (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Обратите внимание, что поле "Получатель" заполняется только в том случае, если эти данные указаны в xml-файле УПД, что бывает не всегда. 

Для дальнейшей работы с приходными документами получатель обязательно должен быть определён.

Для заполнения поля "Получатель" поставьте курсор на нужную накладную (в примере на Рис. 15 это документ с номером 55512/56) и нажмите кнопку "Изменить получателя"  . Затем нужно выбрать подразделение - аптеку, для которой предназначен товар, указанный в приходном документе (Рис. 16):

Рис. 16

Также можно войти в режим редактирования нажатием кнопки  или F4 и в поле "Получатель" нажать  . В открывшемся окне выберите нужное подразделение и подтвердите выбор, нажав  (Рис. 17):

Рис. 17

После этого можно продолжить работу с документами.

Загрузка приходных документов, полученных по почте

Для крупных поставщиков загрузка документов в программу "Аптека56", как правило, автоматизирована. Также существует возможность загрузить приходный документ, полученный от поставщика, к примеру, по почте. Такой документ обязательно должен быть формата xml. 

Скачайте полученный по почте файл, запомните каталог, куда Вы его сохранили (как правило, это "Загрузки" или "Downloads"). 

В главном меню программы выберите раздел Справочники/Поставщики (Рис. 18):

Рис. 18

Подробнее о том, как добавить поставщика в справочник, см. раздел Справочник "Поставщики".

В открывшемся окне поставьте курсор на нужного поставщика и нажмите кнопку "Загрузка накладных"  или F3 (Рис. 19):

Рис. 19

Выберите каталог, в который Вы сохранили приходный документ, поставьте на него курсор и нажмите "Открыть" (Рис. 20):

Рис. 20

Процесс загрузки будет отражён в лог (Рис. 21):

Рис. 21

Если при загрузке возникла ошибка и накладная не загрузилась - обратитесь в техподдержку.

Закройте лог, закройте справочник поставщиков и перейдите в раздел главного меню Приход/Приходные документы в статусе "Временные" ( первый ключ). Если загруженный документ не отображается, нажмите кнопку "Обновить выборку" или CTRL+R, проверьте автофильтр по дате документа и отжата ли кнопка "Показывать только свои документы" (подробнее см. раздел "Применение фильтра").

Создание приходных документов вручную