В программе "Аптека56" большинство документов загружаются автоматически (при условии предоставления поставщиком xml-файла). Однако бывают поставщики, которые не могут предоставить файл в формате xml по приходному документу, есть только бумажный вариант накладной. В таком случае можно создать приходный документ вручную (не рекомендуется, так как это довольно трудоёмкий процесс).

В Главном меню перейдите в раздел Приход/Приходные документы (Рис. 1):

Рис. 1

В разделе «Временные» ( первый ключ) войдите в режим редактирования, нажав кнопку  или F4, нажмите кнопку «Создать документ»  или Insert, в окне создания документа выберите отправителя и получателя, введите номер документа, при необходимости скорректируйте дату документа и дату оплаты и нажмите «ОК» (Рис. 2):

Рис. 2

Вновь созданный документ откроется автоматически для добавления товара. Войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, нажмите кнопку «Добавить товар»  или Insert. В открывшемся окне в поле «Наименование» введите первые буквы наименования товара и нажмите F7 – программа выведет список подходящих товаров (Рис. 3):

Рис. 3

Если вводимый товар есть в предлагаемом списке – выберите его двойным щелчком левой кнопки мыши по нужной строке. Привязка кодов товара к Единому справочнику (ЕС) осуществится автоматически. Если ничего подходящего нет – введите наименование и производителя товара, позже нужно будет сделать привязку к ЕС.

С помощью кнопки «НДС» можно задать предпочтительный вариант ввода цены товара (Рис. 4):

Рис. 4

Как правило, это "Цена поставщика с НДС".

Введите количество, цену с НДС, НДС (%), срок годности, страну. Если срок годности неизвестен, рекомендуем всё-таки заполнит это поле, поставив заведомо большое значение (в примере - 31.12.2030). 

Поставив курсор в поле "Заводской штрихкод", можно отсканировать штрихкод с товара.

Нажмите кнопку «Добавить препарат»  или F5 (Рис. 5) - товар будет добавлен в накладную.

Рис. 5

Аналогично добавьте все товары по приходному документу. 

После добавления всех товаров проставьте нужные признаки товаров и флаги для маркированных препаратов: для лекарственных препаратов должен стоять флаг "МДЛП", для нелекарственных маркированных товаров - флаг "Маркировка", для ЖНВЛП (жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты) должен стоять флаг "МДЛП" и признак "ЖНВЛС". Остальные признаки товара можно не устанавливать, они есть в справочнике товаров. Для ЖНВЛП проставьте цены реестра, изготовителя и поставщика, используя «Протокол согласования цен».

При закрытии накладной будет выведен запрос (Рис. 6):

Рис. 6

Рекомендуем ответить "Да". Тогда программа автоматически посчитает сумму цен поставщика без НДС и с НДС и сумму НДС по накладной (Рис. 7).

Рис. 7

Сверьте эти суммы с тем, что указал поставщик в приходном документе. Часто бывают расхождения, так как в программе "Аптека56" сумма рассчитывается следующим образом:

Сумма с НДС=цена единицы товара*количество товара + НДС.

 Многие поставщики делают такой расчёт:

(Сумма с НДС-НДС)/количество товара=цена единицы товара.

При таком подходе часто цена единицы товара не может быть рассчитана с точностью до копеек, её приходится округлять, что приводит к расхождениям с расчётами программы "Аптека56".

Если есть расхождения по оптовым суммам, поставьте курсор на нужную накладную, войдите в режим редактирования, нажав кнопку или F4, и исправьте значения в колонках "Сума оптовая без НДС" и "Сума оптовая с НДС" на те значения, которые указаны поставщиком в приходном документе. Сумма НДС рассчитается автоматически, её исправлять не нужно.