Товары в приходных документах в состоянии "Получено" доступны к дальнейшему движению: 

• продажа товара через ККТ
• перемещение товара между аптечными пунктами
• переоценка товара
• возврат товара поставщику
• списание товара

Иногда документ необходимо "распровести", то есть перевести в предыдущее состояние. Например, удаление документа возможно только в состоянии "Временные" .

Распровести документ можно при соблюдении следующих условий:

• нет дальнейшего движения по товару из данного документа;
• в документе нет маркированного товара.

Если в документе есть маркированные товары, его перевод в предыдущее состояние невозможен! Для исправления ошибок при работе с маркированным товаром обратитесь в техподдержку.

С 1 января 2026 года электронный документооборот (ЭДО) стал обязательным требованием для всех участников оборота, использующих электронные первичные документы. Единственным электронным документом о передаче товаров, работ, услуг стал универсальный передаточный документ (УПД) в формате 5.03.

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, счёт-фактура (УПД) должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Для электронного документооборота действует важное правило: датой выставления счёта-фактуры считается дата поступления файла оператору ЭДО от продавца, зафиксированная в подтверждении оператора. То есть документ считается отправленным не в момент подписания, а в момент его передачи оператору. УПД отправляется до 5-ти рабочих дней с момента формирования.

Для товаров, подлежащих обязательной маркировке, действуют более жёсткие сроки: УПД с кодами маркировки необходимо направлять в систему мониторинга в срок не более 3 рабочих дней со дня отгрузки (передачи или приемки) товаров через оператора ЭДО.

Для покупателя срок подписания УПД нормативно не установлен. Это один из самых частых источников споров между контрагентами.

Срок подписания определяется:

• договором между сторонами;
• соглашением об электронном документообороте.

Однако, продавать маркированный товар без подписания универсального передаточного документа (УПД) в системе Честный Знак (ЧЗ) запрещено. Это требование обусловлено необходимостью фиксации перехода прав собственности и привязки кодов маркировки к новому владельцу в государственной информационной системе мониторинга (ГИС МТ).

При отгрузке маркированного товара поставщик формирует электронный УПД, в который включает коды маркировки передаваемых товаров. После отправки документа через электронный документооборот (ЭДО) покупатель при приёмке сверяет коды с фактическими и, при отсутствии расхождений, подписывает УПД своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Только после этого оператор ЭДО автоматически передаёт данные в «Честный знак», и коды меняют владельца. Пока УПД не принят, с точки зрения маркировки товар не передан: коды числятся за продавцом, и он не может списать их как проданные. Если покупатель начнёт реализовывать товар при кодах, которые остаются на балансе продавца, это считается нарушением оборота.

За нарушение порядка и сроков представления сведений в систему "Честный знак" предусмотрена административная ответственность по статье 15.12.1 КоАП РФ.

Нарушение влечёт предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 1 000 до 10 000 рублей;
• на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

Кроме того, продажа товара без фиксации перехода в системе ЧЗ может привести к приостановке операций с товаром или другим мерам контроля со стороны контролирующих органов.

Поэтому до продажи товара необходимо подписать УПД в системе электронного документооборота (ЭДО). После подписания УПД в подписанных приходных документах в колонке Поставщик/Признаки необходимо проставить признак "ЭДО" (Рис. 1):

Рис. 1

В приходных документах, у которых стоит признак "ЭДО", поставщик выделен сиреневым цветом (Рис. 2): 

Рис. 2

Для массового проставления признака "ЭДО", отобрав подписанные документы с помощью "галочек" или кнопок множественного выбора , нажмите кнопку "Установить признак ЭДО"  - признак "ЭДО" будет проставлен во всех отобранных документах, маркированный товар можно продавать. 

На Рис. 3 во всех приходных документах за период, заданный автофильтром по  дате документа  (300 дней), проставлен признак "ЭДО". 

Рис. 3

Для пользователей ЭДО от ООО "Тензор" (Saby - ранее СБИС) возможна настройка автоматического подписания УПД - обратитесь в техподдержку.